Ideal für temporäres Teilen! Vorteile der Auto-Lösch-Funktion
Sie können mit gutem Gefühl senden, gerade weil es 'verschwindet'
Viele gängige Cloud-Speicher und Dateifreigabedienste sind primär für die langfristige „Speicherung und Aufbewahrung“ von Daten konzipiert. Ist es bei einer vorübergehenden Dateiübergabe (z. B. Besprechungsunterlagen weitergeben, Fotos während einer Veranstaltung teilen, Angebot temporär an einen Kunden senden) jedoch wirklich nötig, die Daten dauerhaft aufzubewahren?
Der Dienst löscht seine Datensätze und gespeicherten Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; Backups und Kopien auf Empfängergeräten können bleiben.
Erschreckende Sicherheitsrisiken durch das dauerhafte Liegenlassen gesendeter Dateien
Haben Sie die Datei oder den Link jemals wieder gelöscht, nachdem Sie einen durch den Upload erstellten Freigabelink per E-Mail oder Chat geteilt haben? Meist gibt man sich mit der erfolgreichen Übergabe zufrieden und vergisst die Datei danach einfach. Dies birgt Risiken wie die folgenden:
- Link-Leaks und Web-Scraping: Das Risiko, dass eine vergessene Freigabe-URL in falsche Hände gerät oder von Crawlern bzw. Schadsoftware entdeckt wird und so vertrauliche Daten preisgibt.
- Kollateralschäden eines kompromittierten Kontos: Wird ein E-Mail- oder Chat-Konto kompromittiert, können alle noch gültigen „Freigabelinks” im Verlauf dazu genutzt werden, jahrelang angesammelte vertrauliche Dateien herunterzuladen.
- Mangelhaftes Zugriffsmanagement für ehemalige Mitarbeiter und externe Partner: Freigabelinks, die nach Projektabschluss oder dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aktiv bleiben und ehemaligen Mitgliedern jederzeit Zugang zu Daten ermöglichen.
Der Dienst löscht seine Datensätze und gespeicherten Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; Backups und Kopien auf Empfängergeräten können bleiben.
So funktioniert das automatische Löschen von FS!QR How service-side deletion works.
Die automatische Löschung bei FS!QR bedeutet nicht nur das einfache „Deaktivieren des Links“.
Der Dienst löscht seine Datensätze und gespeicherten Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; Backups und Kopien auf Empfängergeräten können bleiben.
Umweltfreundliche, effiziente Datenbereinigung und Compliance
Wenn temporär freigegebene Daten dauerhaft auf dem Server verbleiben, stellt dies nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern belastet auch unnötig den Server-Speicherplatz. Dies führt zu überflüssigen Betriebskosten (Stromverbrauch und Hardware-Ressourcen).
Der Zyklus, bei dem Daten nur bei Bedarf existieren und sofort verschwinden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, deckt sich mit dem Konzept der „Green IT“ zur Reduzierung der Umweltbelastung. Darüber hinaus ist die automatische Löschfunktion eine unverzichtbare Lösung zur Umsetzung des „Grundsatzes der Datenminimierung“ (keine Speicherung überflüssiger personenbezogener Daten), wie er durch moderne Datenschutzgesetze und die DSGVO gefordert wird.
Wählbare Aufbewahrungsfristen je nach Anwendung
Bei FS!QR können Sie beim Hochladen von Dateien die Aufbewahrungsfrist je nach Situation flexibel wählen. Nutzen Sie die folgenden Richtwerte, um die Sicherheitswirkung zu maximieren.
- [1 Stunde] Für sofortige Übergaben
- Geeignet, wenn die empfangende Person die Datei sofort herunterladen kann. Bestätigen Sie über einen anderen Kanal, dass die Übergabe vor Ablauf des Links abgeschlossen ist.
- [6 oder 12 Stunden] Für Austausch am selben Tag
- Geeignet für Besprechungen, Veranstaltungen und Übergaben während der Arbeitszeit, wenn die empfangende Person die Datei noch am selben Tag prüft. Wählen Sie nur die benötigte Zeit und erwägen Sie nach der Übergabe eine manuelle Löschung.
- [24 Stunden] Für die übliche Geschäftskommunikation
- Geeignet bei Zeitzonenunterschieden oder wenn eine Prüfung bis zum nächsten Tag nötig ist. Materialien, die länger als 24 Stunden aufbewahrt werden müssen oder Audit- bzw. Vertragspflichten unterliegen, gehören in einen dafür vorgesehenen Speicher statt in eine temporäre Freigabe.