Perfetto per la condivisione temporanea! I vantaggi dell'eliminazione automatica
Puoi inviare con tranquillità proprio perché "scompare"
Molti servizi di archiviazione cloud e condivisione file comunemente utilizzati sono progettati con lo scopo principale di "archiviare" i dati per lunghi periodi di tempo. Tuttavia, quando si trasferiscono file temporanei (ad esempio consegnando materiali per una riunione, condividendo foto durante un evento, inviando un preventivo temporaneo a un partner commerciale, ecc.), è davvero necessario conservare i dati in modo permanente?
Il servizio elimina record e file gestiti al termine del periodo di conservazione; backup e copie sui dispositivi dei destinatari possono restare.
I gravi rischi di sicurezza dei file condivisi e poi dimenticati
Ti ricordi mai di aver caricato un file, generato un collegamento condiviso con qualcuno tramite e-mail o chat e quindi "eliminato" correttamente quel file o collegamento? In molti casi, le persone sono soddisfatte una volta completato il trasferimento, dimenticano il file e lo lasciano stare (lo inviano). Ciò comporta i seguenti rischi:
- Fuga di link e web scraping: Il rischio che un URL di condivisione abbandonato finisca in mani sbagliate, o venga scoperto da crawler o malware, esponendo dati riservati.
- Danni collaterali di un account compromesso: Se un account e-mail o chat fosse compromesso, tutti i 'link di condivisione ancora validi' nella cronologia potrebbero essere usati per scaricare anni di file riservati.
- Gestione carente degli accessi di ex-dipendenti e partner esterni: Link di condivisione rimasti attivi dopo la chiusura di un progetto o la partenza di un collaboratore, che permettono agli ex-membri di accedere ai dati in qualsiasi momento.
Il servizio elimina record e file gestiti al termine del periodo di conservazione; backup e copie sui dispositivi dei destinatari possono restare.
Come funziona l’eliminazione automatica di FS!QR How service-side deletion works.
La cancellazione automatica in FS!QR non riguarda solo la "disabilitazione dei collegamenti".
Il servizio elimina record e file gestiti al termine del periodo di conservazione; backup e copie sui dispositivi dei destinatari possono restare.
Pulizia e conformità dei dati ecocompatibili ed efficienti
Lasciare dati condivisi temporanei sul server non solo rappresenta un rischio per la sicurezza, ma esercita anche un'inutile pressione sulla capacità di archiviazione del server, con conseguenti costi di manutenzione inutili (consumo energetico e risorse hardware).
Il ciclo in cui i dati esistono solo quando sono necessari e scompaiono immediatamente quando non servono più è coerente anche con l’idea di “IT verde”, che mira a ridurre l’impatto ambientale. Inoltre, la funzione di cancellazione automatica è una soluzione essenziale per implementare il "principio di minimizzazione dei dati (non conservare le informazioni personali per più del necessario)", fortemente richiesto dalle recenti leggi sulla protezione dei dati personali e dal GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE).
Come scegliere un “periodo di conservazione” adatto al tuo scopo
FS!QR ti consente di selezionare in modo flessibile il periodo di conservazione durante il caricamento dei file a seconda della situazione. Per massimizzare l'efficacia della sicurezza, fare riferimento alle seguenti linee guida.
- [1 ora] Per trasferimenti immediati
- È l’ideale quando il destinatario può scaricare subito. Confermate anche tramite un altro canale che il trasferimento sia concluso prima della scadenza del link.
- [6 o 12 ore] Per gli scambi nella stessa giornata
- È adatto per riunioni, eventi e scambi durante la giornata lavorativa, quando il destinatario consulterà il file lo stesso giorno. Scegliete solo il tempo necessario e valutate l’eliminazione manuale dopo la consegna.
- [24 ore] Per le comunicazioni di lavoro ordinarie
- È adatto se il destinatario si trova in un altro fuso orario o deve verificare il contenuto entro il giorno successivo. Per materiali da conservare oltre 24 ore, o soggetti a obblighi di audit o contrattuali, usate un archivio ufficiale anziché una condivisione temporanea.