Ideaal voor tijdelijk delen! Voordelen van automatisch verwijderen
U kunt met een gerust hart verzenden, juist omdat het 'verdwijnt'
Veel algemeen gebruikte cloudopslag- en bestandsdeelhulpmiddelen zijn primair ontworpen voor het langdurig "opslaan/bewaren" of archiveren van gegevens. Is het echter nodig om gegevens permanent te bewaren bij een tijdelijke bestandsoverdracht (bijvoorbeeld het overhandigen van vergaderstukken, het delen van foto's tijdens een evenement, of het tijdelijk verzenden van een offerte naar een klant)?
De dienst verwijdert records en opgeslagen bestanden na afloop van de bewaartermijn; back-ups en kopieën op apparaten van ontvangers kunnen blijven bestaan.
Verschrikkelijke Beveiligingsrisico's Door Bestanden Verzonden en Vergeten Achter te Laten
Heeft u het bestand of de link wel eens handmatig verwijderd nadat u een gegenereerde gedeelde link via e-mail of chat had doorgestuurd? In de meeste gevallen is men tevreden zodra het bestand is overgedragen en vergeet men het daarna (verzonden en vergeten). Dit brengt de volgende risico's met zich mee:
- Linklekkage en scraping: Het risico dat verlaten gedeelde URL's om welke reden dan ook aan derden doorgegeven worden, of worden ontdekt en gescand door zoekmachinecrawlers of onwettige programma's (scrapers), waardoor gevoelige gegevens bloot komen te liggen.
- Secundaire schade van accountovernamen: Risico dat bij accountovernamen alle vertrouwelijke bestanden van jaren terug via "actieve deelkoppels" in chatgeschiedenis kunnen worden gedownload.
- Machtigingsbeheer voor voormalige/externe leden slecht: Oude deelkoppels blijven actief na projecteinde of personeelswijzigingen, waardoor voormalige leden altijd gegevens kunnen benaderen.
De dienst verwijdert records en opgeslagen bestanden na afloop van de bewaartermijn; back-ups en kopieën op apparaten van ontvangers kunnen blijven bestaan.
Zo werkt automatisch verwijderen in FS!QR How service-side deletion works.
Automatische verwijdering in FS!QR betekent niet simpelweg het "inactiveren van de link".
De dienst verwijdert records en opgeslagen bestanden na afloop van de bewaartermijn; back-ups en kopieën op apparaten van ontvangers kunnen blijven bestaan.
Milieuvriendelijke en Efficiënte Opschoning van Gegevens en Compliance
Als tijdelijk gedeelde gegevens op de server blijven staan, vormt dat niet alleen een beveiligingsrisico, maar belast dit ook onnodig de opslagcapaciteit van de server, wat leidt tot onnodige onderhoudskosten (stroomverbruik en hardwarebronnen).
De cyclus waarin gegevens alleen bestaan wanneer dat nodig is en direct verdwijnen zodra ze overbodig zijn, sluit aan bij het concept van 'Green IT' om de impact op het milieu te verminderen. Bovendien is de automatische verwijderingsfunctie een essentiële oplossing voor het naleven van het 'principe van minimale gegevensverwerking' (niet meer persoonsgegevens bewaren dan nodig), wat strikt wordt vereist door recente privacywetgeving en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Hoe de Juiste "Bewaartermijn" te Kiezen voor Uw Behoeften
Bij FS!QR kunt u bij het uploaden van bestanden de bewaartermijn flexibel kiezen, afhankelijk van de situatie. Raadpleeg de onderstaande richtlijnen om het beveiligingseffect te maximaliseren.
- [1 uur] Voor directe overdrachten
- Geschikt wanneer de ontvanger het bestand meteen kan downloaden. Bevestig via een ander kanaal dat de overdracht is afgerond voordat de link verloopt.
- [6 of 12 uur] Voor uitwisseling op dezelfde dag
- Geschikt voor vergaderingen, evenementen en overdrachten tijdens de werkdag, wanneer de ontvanger het bestand diezelfde dag bekijkt. Kies alleen de benodigde tijd en overweeg de deelactie handmatig te verwijderen zodra de overdracht klaar is.
- [24 uur] Voor reguliere zakelijke communicatie
- Geschikt bij tijdzoneverschillen of wanneer controle tot de volgende dag nodig is. Bewaar materiaal dat langer dan 24 uur moet blijven bestaan, of om audit- of contractuele redenen moet worden bewaard, in een daarvoor bestemde opslagomgeving en niet in een tijdelijke deelactie.