Idealne do tymczasowego udostępniania: Zalety automatycznego usuwania
Spokój ducha dzięki temu, że dane znikają
Większość popularnych usług chmurowych jest projektowana z myślą o długotrwałym „zapisywaniu i archiwizowaniu” danych. Czy jednak w przypadku doraźnego udostępniania plików (np. materiałów ze spotkań, zdjęć z eventów czy ofert dla klientów) naprawdę musimy trzymać je na serwerze bezterminowo?
Po upływie okresu przechowywania usługa usuwa zarządzane rekordy i pliki; kopie zapasowe i kopie na urządzeniach odbiorców mogą pozostać.
Ukryte zagrożenia pozostawiania plików samym sobie
Czy zdarzyło Ci się ręcznie usunąć przesłany plik lub link, gdy tylko druga strona go pobrała? Większość z nas zapomina o dokumencie w chwili sfinalizowania transferu. Takie zachowanie (tzw. „wyślij i zapomnij”) niesie za sobą następujące zagrożenia:
- Wyciek linków i indeksowanie przez boty: Istnieje ryzyko, że zapomniany adres URL wpadnie w niepowołane ręce, bądź zostanie zaindeksowany przez roboty wyszukiwarek lub oprogramowanie szpiegujące, ujawniając wrażliwe dane całemu światu.
- Szkody poboczne w wyniku przejęcia konta: Jeśli Twoja skrzynka e-mail lub komunikator zostanie zhakowany, wszystkie aktywne linki zawarte w historii wiadomości pozwolą napastnikowi na pobranie poufnych dokumentów z ostatnich kilku lat.
- Złe zarządzanie uprawnieniami dla byłych pracowników i partnerów zewnętrznych: Niekasowane linki po zakończeniu projektu lub odejściu pracownika tworzą otwartą furtkę, przez którą dawni współpracownicy nadal mogą dyskretnie uzyskać dostęp do poufnych informacji.
Po upływie okresu przechowywania usługa usuwa zarządzane rekordy i pliki; kopie zapasowe i kopie na urządzeniach odbiorców mogą pozostać.
Jak działa automatyczne usuwanie FS!QR How service-side deletion works.
Automatyczne usuwanie w FS!QR to znacznie więcej niż tylko unieważnienie linku.
Po upływie okresu przechowywania usługa usuwa zarządzane rekordy i pliki; kopie zapasowe i kopie na urządzeniach odbiorców mogą pozostać.
Green IT, wydajna higiena danych i zgodność z przepisami
Pozostawianie tymczasowych plików na serwerze nie tylko rodzi ryzyko z punktu widzenia bezpieczeństwa, ale też niepotrzebnie marnuje zasoby dyskowe oraz generuje dodatkowe koszty utrzymania sprzętu i zużycia energii.
Cykl, w którym dane istnieją tylko, gdy są niezbędne, i znikają tuż po wykorzystaniu, świetnie wpisuje się w koncepcję zrównoważonego rozwoju „Green IT”. Funkcja automatycznego usuwania to także kluczowe narzędzie w realizacji „zasady minimalizacji danych” – kluczowego wymogu RODO (GDPR), ograniczającego przechowywanie danych osobowych ponad to, co konieczne.
Jak dobrać okres przechowywania do swoich potrzeb
FS!QR pozwala elastycznie wybrać okres przechowywania pliku już w momencie jego przesyłania. Poniższe wytyczne pomogą Ci maksymalnie wykorzystać zalety tego rozwiązania.
- [1 godzina] Do natychmiastowego przekazania
- To dobre rozwiązanie, gdy odbiorca może pobrać plik od razu. Potwierdź innym kanałem, że przekazanie zostało zakończone, zanim link wygaśnie.
- [6 lub 12 godzin] Do wymiany tego samego dnia
- Sprawdza się przy spotkaniach, wydarzeniach i przekazywaniu plików w godzinach pracy, gdy odbiorca zapozna się z nimi tego samego dnia. Wybierz tylko potrzebny czas i rozważ ręczne usunięcie udostępnienia po zakończeniu przekazania.
- [24 godziny] Do zwykłej komunikacji biznesowej
- To właściwy wybór przy różnicach stref czasowych lub gdy odbiorca musi sprawdzić materiał do następnego dnia. Materiały wymagające przechowywania dłużej niż 24 godziny albo ze względów audytowych lub umownych należy umieścić w zatwierdzonym systemie przechowywania, a nie w tymczasowym udostępnieniu.