เหมาะสำหรับการแชร์ชั่วคราว! ข้อดีของระบบลบอัตโนมัติ
ส่งได้อย่างสบายใจก็เพราะ "ไฟล์จะหายไปเอง"
บริการคลาวด์สตอเรจและบริการแชร์ไฟล์จำนวนมากถูกออกแบบมาเพื่อเก็บรักษาข้อมูลระยะยาวเป็นหลัก แต่ในการส่งต่อไฟล์ชั่วคราว เช่น แจกเอกสารประชุม แชร์รูปในงานอีเวนต์ หรือส่งใบเสนอราคาให้คู่ค้าชั่วคราว จำเป็นจริงหรือที่จะต้องปล่อยให้ข้อมูลเหล่านั้นคงอยู่ถาวร
บริการจะลบระเบียนและไฟล์ที่จัดการเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา แต่ข้อมูลสำรองและสำเนาในอุปกรณ์ผู้รับอาจยังคงอยู่
ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยร้ายแรงจากการส่งแล้วปล่อยทิ้งไว้
หลังจากอัปโหลดไฟล์และส่งลิงก์แชร์ให้ผู้รับทางอีเมลหรือแชทแล้ว คุณจำได้หรือไม่ว่าเคยกลับมาลบไฟล์หรือลิงก์นั้นอย่างถูกต้องหรือเปล่า ในหลายกรณี ผู้ส่งมักคิดว่างานจบแล้วเมื่อส่งไฟล์สำเร็จ จากนั้นก็ลืมไฟล์นั้นและปล่อยทิ้งไว้ ซึ่งมีความเสี่ยงดังต่อไปนี้
- การรั่วไหลของลิงก์และการถูกบอทค้นพบ (Web Scraping): ความเสี่ยงที่ลิงก์แชร์ที่ถูกปล่อยทิ้งไว้อาจตกไปอยู่ในมือบุคคลอื่น หรือถูกบอทค้นหาของ Search Engine หรือโปรแกรมสแกนที่ไม่พึงประสงค์ (Scraper) ตรวจพบ ส่งผลให้ข้อมูลลับรั่วไหล
- ความเสียหายลูกโซ่จากการถูกแฮกบัญชี: หากบัญชีแชทหรืออีเมลถูกยึด ลิงก์แชร์ที่ยังใช้งานได้ซึ่งค้างอยู่ในประวัติการสนทนา อาจถูกนำไปดาวน์โหลดไฟล์ลับย้อนหลังหลายปีได้ทั้งหมด
- การบริหารสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานที่ลาออกและพันธมิตรภายนอกที่หละหลวม: แม้โครงการสิ้นสุดลงหรือสมาชิกลาออกแล้ว ลิงก์แชร์เก่ายังคงใช้งานได้ ทำให้อดีตสมาชิกสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยไม่มีใครรู้
บริการจะลบระเบียนและไฟล์ที่จัดการเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา แต่ข้อมูลสำรองและสำเนาในอุปกรณ์ผู้รับอาจยังคงอยู่
การลบอัตโนมัติของ FS!QR ทำงานอย่างไร
การลบอัตโนมัติของ FS!QR ไม่ได้เป็นเพียงการทำให้ลิงก์ใช้งานไม่ได้เท่านั้น
บริการจะลบระเบียนและไฟล์ที่จัดการเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา แต่ข้อมูลสำรองและสำเนาในอุปกรณ์ผู้รับอาจยังคงอยู่
การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม และสอดคล้องกับกฎระเบียบ
การปล่อยให้ข้อมูลแชร์ชั่วคราวค้างอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ไม่เพียงแต่สร้างความเสี่ยงด้านความปลอดภัย แต่ยังกินพื้นที่จัดเก็บของเซิร์ฟเวอร์โดยเปล่าประโยชน์ และก่อให้เกิดต้นทุนบำรุงรักษาที่สูญเปล่า ทั้งค่าไฟฟ้าและทรัพยากรฮาร์ดแวร์
วงจรที่ข้อมูลมีอยู่เฉพาะเมื่อจำเป็น และหายไปทันทีเมื่อไม่ต้องใช้งาน สอดคล้องกับแนวคิด Green IT ที่ลดภาระต่อสิ่งแวดล้อม นอกจากนี้ ระบบลบอัตโนมัติยังช่วยปฏิบัติตามหลักการลดปริมาณข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและ GDPR ให้ความสำคัญอย่างมากในปัจจุบัน
วิธีเลือกระยะเวลาจัดเก็บให้เหมาะกับการใช้งาน
ใน FS!QR คุณสามารถเลือกระยะเวลาจัดเก็บได้อย่างยืดหยุ่นตามสถานการณ์เมื่ออัปโหลดไฟล์ ใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านความปลอดภัยให้สูงสุด
- 【1 ชั่วโมง】เมื่อรับส่งเสร็จอย่างรวดเร็ว
- เหมาะเมื่อผู้รับสามารถดาวน์โหลดได้ทันที โปรดแจ้งผ่านช่องทางอื่นด้วยว่าควรรับไฟล์ให้เสร็จก่อนลิงก์หมดอายุ
- 【6 ชั่วโมง / 12 ชั่วโมง】สำหรับการติดต่อภายในวันเดียวกัน
- เหมาะสำหรับการส่งต่อระหว่างการประชุม งานอีเวนต์ หรือในเวลาทำงาน เมื่อผู้รับจะตรวจสอบภายในวันเดียวกัน เลือกเฉพาะเวลาที่จำเป็น และพิจารณาลบด้วยตนเองหลังส่งต่อเสร็จ
- 【24 ชั่วโมง】สำหรับการติดต่อทางธุรกิจทั่วไป
- เหมาะเมื่อมีความต่างของเขตเวลาหรือต้องยืนยันถึงวันถัดไป เอกสารที่ต้องเก็บเกิน 24 ชั่วโมง หรือข้อมูลที่ต้องเก็บตามข้อกำหนดด้านการตรวจสอบหรือสัญญา ควรย้ายไปยังพื้นที่จัดเก็บอย่างเป็นทางการแทนการแชร์ชั่วคราว