การออกแบบและขั้นตอนตรวจสอบเมื่อแจกไฟล์ในชั้นเรียน
การแชร์ไฟล์ในชั้นเรียนไม่ได้มีแค่การลดกระดาษ การกำหนดล่วงหน้าว่าแจกอะไรให้ใคร นักเรียนต้องรับภายในเมื่อใด และหลังแจกจะเก็บที่ไหน ช่วยลดคำถามและการแจกผิด QR code เป็นเพียงเครื่องมือทำให้ทางเข้าใช้ง่าย ไม่ควรใช้เพื่อละเว้นการตรวจสอบตามขั้นตอน
แบ่งเอกสารเป็นสามประเภทก่อนเรียน
แยกเอกสารที่เปิดเผยได้ เอกสารสำหรับผู้เข้าชั้นเรียนเท่านั้น และเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือการประเมิน แม้เป็นเอกสารสำหรับผู้เรียน หากมีชื่อ รหัสนักเรียน คำตอบ หรือข้อมูลติดต่อ ก็อย่าจัดการเหมือนเอกสารทั่วไป อย่าปนไฟล์ที่แชร์กับรายการงานหรือใบให้คะแนน ให้ส่งออกเฉพาะส่วนที่จำเป็นสำหรับแจก
ใส่ชื่อวิชา ครั้งที่ ประเภทเอกสาร และเวอร์ชันในชื่อไฟล์ เช่น “ความปลอดภัยสารสนเทศ_03_เอกสารฝึกหัด_v2.pdf” นักเรียนจะสังเกตได้ง่ายเมื่อเปิดเอกสารคนละสัปดาห์ เมื่ออัปเดตเวอร์ชัน ให้ระบุว่าจะเก็บการแชร์เก่าแล้วสร้างใหม่ หรือเปลี่ยนวิธีแจก
ขั้นตอนแสดง QR code ในห้องเรียน
- ก่อนเริ่มเรียน ใช้อุปกรณ์ทดสอบสแกน QR code และยืนยันว่าหน้าแชร์เปิดได้
- ตรวจสอบระยะเวลาเก็บและรหัสผ่าน ตั้งเฉพาะช่วงที่ยังจำเป็นหลังจบชั้นเรียน
- ก่อนแสดงบนจอ ตรวจว่าคนนอกชั้นเรียนไม่สามารถถ่าย QR code ได้
- หลังแสดง ให้แจ้ง URL และขั้นตอนรับไฟล์แยกต่างหากแก่นักเรียนที่สแกนไม่ได้
ในการเรียนออนไลน์ บันทึกการสอนอาจมี QR code หรือรหัสผ่านติดอยู่ หากแจกบันทึก ให้ตรวจว่าผู้ชมตรงกับกลุ่มผู้รับ และหากจำเป็นให้แจ้งด้วยวิธีอื่นโดยไม่แสดง QR code บนหน้าจอ
การส่งงานต้องแยก “แจก” กับ “ส่ง”
QR share ของ FS!QR เหมาะกับการส่งเอกสาร แต่ไม่ได้จัดการการรับงานหรือขั้นตอนให้คะแนนโดยอัตโนมัติ หากใช้ส่งการบ้าน ให้กำหนดสถานที่ส่ง ชื่อไฟล์ กำหนดส่ง การส่งใหม่ และวิธียืนยันแยกต่างหาก หากไฟล์มีข้อมูลส่วนบุคคล ให้ใช้ระบบส่งงานที่โรงเรียนอนุมัติ
สิ่งที่ครูต้องตรวจหลังแจก
- เมื่อนักเรียนแจ้งว่า “เปิดไม่ได้” ให้ตรวจตามลำดับคือระยะเวลา รหัสผ่าน เบราว์เซอร์ และรูปแบบไฟล์
- เมื่อแจกเวอร์ชันล่าสุด ให้แจ้งและตรวจว่ามีนักเรียนที่ยังดูเวอร์ชันเก่าหรือไม่
- เมื่อเรียนเสร็จและไม่ต้องแชร์แล้ว ให้ลบการแชร์ด้วยตนเองหรือตรวจสอบวันหมดอายุ
- แจ้งว่าบริการไม่สามารถลบเอกสารหรือภาพหน้าจอที่บันทึกไว้ในอุปกรณ์ได้
กรณีที่ต้องให้ข้อกำหนดของโรงเรียนมาก่อน
เอกสารที่มีผลการเรียน เอกสารยืนยันตัวตน ข้อมูลสุขภาพ หรือข้อมูลการดูแลเฉพาะบุคคล ต้องปฏิบัติตามกฎจัดการข้อมูลของโรงเรียนและคำสั่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง FS!QR ช่วยส่งเอกสารระยะสั้น ไม่ใช่สิ่งทดแทนระบบงานโรงเรียนหรือระบบจัดการการเรียนรู้ ก่อนใช้ให้ยืนยันชนิดข้อมูลและสถานที่เก็บกับผู้ดูแล