檔案分享加密能保護與不能保護的範圍
若只用「因為加密所以安全」來解釋，就會忽略究竟保護了哪個階段。檔案分享要分別考慮從傳送裝置到伺服器的通訊、伺服器上的保存，以及檔案保存到接收裝置之後的情況。加密很重要，但不能取代確認收件人或管理密碼。
分成三個位置來思考
- 傳輸中
- HTTPS 會加密瀏覽器與伺服器之間的連線，使通訊路徑上的第三方難以直接讀取或修改內容。請確認瀏覽器網址以 HTTPS 開頭，並檢查是否被帶到偽造網域。
- 伺服器上
- 服務收到的檔案以何種狀態保存，各服務並不相同。即使通訊使用 HTTPS，保存時也不一定有相同保護。請在使用條款或隱私權政策中確認各功能的處理方式。
- 接收後
- 保存到接收裝置的檔案、螢幕截圖與轉傳副本，不受分享服務的加密或期限設定管理。操作流程也應包含接收後的保存位置與刪除方針。
FS!QR 各功能的保護範圍
QR Code 分享中，檔案會先在瀏覽器端加密，再保存到伺服器，傳輸使用 HTTPS。由於知道密碼的人可以進入分享頁面，因此要管理好 URL 與密碼，避免兩者一起落入第三方手中。
依目前規格，Group 檔案與 Note 內文不會以加密狀態保存在伺服器上。這些功能優先考量多人處理同一內容的便利性，不應認為與 QR 分享具有相同保護範圍。處理高度機密資料時，請選擇組織核准的服務。
密碼不一定是加密金鑰
有些服務使用密碼驗證分享頁面。即使知道 URL，沒有密碼也無法進入；但若把 URL 與密碼寫在同一封郵件或聊天中，就等於同時交出兩項資訊。傳錯收件人時，應考慮刪除分享並重新建立。
- 不要把 URL、分享 ID 與密碼貼到公開頻道。
- 不要重複使用短密碼，使用每次分享產生的資訊。
- 要了解分享期限結束後，接收裝置中的副本不會消失。
- 需要長期保存或稽核軌跡的資訊，應移到其他管理系統。
閱讀加密說明時要確認的問題
閱讀服務說明時，要確認「適用哪些功能」、「加密發生在裝置、通訊還是保存環節」、「營運方能否解密」以及「期限後會刪除什麼」。在 FS!QR 中，QR 分享、Group 與 Note 的保存狀態不同，因此尤其不能只看服務名稱判斷。
不要過度依賴加密的結論
加密讓第三方在傳輸或保存位置更難讀取內容，但不能防止誤傳、薄弱的驗證資訊、裝置惡意軟體或接收方重新分享。先確定要保護的資訊類型與管理要求，再只使用符合條件的功能。