Materialverteilung bei Veranstaltungen und Meetings per QR-Code
Druckkosten und Arbeitsaufwand drastisch reduzieren
Bei jeder Veranstaltung, bei der Menschen zusammenkommen – wie Seminaren, Workshops, Produktpräsentationen oder großen internen Konferenzen und Vorstandssitzungen –, ist das Ausdrucken, Zusammenheften und Auslegen von Unterlagen für alle Teilnehmer eine enorme Belastung für die Organisatoren. Wenn sich im letzten Moment Zahlen in den Folien ändern oder Tippfehler auffallen, führt der Aufwand für den Neudruck zu erheblichem Chaos. Zudem entsteht nach Veranstaltungsende eine Menge Papiermüll, was auch unter dem Gesichtspunkt des Umweltschutzes und der SDGs ein großes Problem darstellt.
Durch die Digitalisierung (papierlose Gestaltung) der Verteilung von Unterlagen mit FS!QR können Sie nicht nur Druckkosten und Vorbereitungszeit einsparen, sondern auch äußerst flexibel auf kurzfristige Änderungen kurz vor oder während der Veranstaltung reagieren. Für Teilnehmer entfällt das Tragen schwerer Papierstapel nach Hause. Sie können die Unterlagen jederzeit bequem auf ihren eigenen Mobilgeräten nachlesen, was für beide Seiten einen großen Mehrwert darstellt.
Scannen Sie einfach den QR-Code auf dem Bildschirm
Die größte Sorge bei der digitalen Verteilung von Unterlagen ist, dass „Teilnehmer nicht verstehen, wie der Download funktioniert, und Erklärungen Zeit kosten“. FS!QR bietet hierfür einen intuitiven und reibungslosen Ablauf.
- Im Voraus hochladen: Laden Sie die zu verteilenden PDFs, Dokumente und Folien auf FS!QR hoch und generieren Sie einen QR-Code.
- Vor Ort anzeigen oder projizieren: Projizieren Sie den generierten QR-Code groß auf die Leinwand, bevor die Veranstaltung beginnt, oder drucken Sie ihn auf Empfangsmaterialien, Tischaufsteller oder Teilnehmerbadges.
- Scannen und ansehen: Die Teilnehmer müssen beim Hinsetzen oder beim Eintreten nur mit der Kamera ihres eigenen Smartphones oder Tablets den Code scannen, und die Unterlagen öffnen sich sofort auf ihrem Gerät. Weder App-Installation noch Registrierung sind erforderlich.
Keine Sorge bei kurzfristigem Austausch von Unterlagen! Drastische Verbesserung der Agilität
Probleme wie „veraltete, kritische Zahlen in den verteilten Unterlagen“ oder „kurzfristig in einer Besprechung hinzugefügte Folien“ gehören im Veranstaltungsmanagement zum Alltag. Bei gedruckten Unterlagen wäre es nun zu spät, doch bei der digitalen Verteilung mit FS!QR besteht kein Grund zur Panik.
Falls Korrekturen am Inhalt erforderlich sind, können Sie die Datei einfach überarbeiten und mit denselben Einstellungen erneut auf FS!QR hochladen. Passen Sie dann die Verteilungsmethode an oder ersetzen Sie den Link durch die neue URL, um die Datei, auf die Teilnehmer per Scan zugreifen, auf den neuesten Stand zu bringen. Dies befreit Sie vollständig von ineffizienten Aufgaben bei gedrucktem Papier, wie dem Aufkleben von Korrekturaufklebern oder mündlichen Entschuldigungen und Richtigstellungen.
Schluss mit „Ich schicke es Ihnen später per E-Mail“! Sofortige Freigabe am Veranstaltungstag
Ein häufiges Szenario ist, dass Teilnehmer während oder nach einer Veranstaltung darum bitten, „die heutigen Präsentationsfolien später zuzusenden“, woraufhin E-Mail-Adressen erfasst und die Folien zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt verschickt werden müssen. Diese Arbeit birgt nicht nur Risiken beim Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern belastet das Organisationsteam nach dem Event erheblich.
Mit FS!QR projizieren Sie am Ende der Präsentation einfach den „QR-Code zum Herunterladen der Unterlagen“. Durch das Platzieren eines Links zu einem Fragebogen (z. B. Google Forms) oder einer URL zur Vorstellung Ihrer Dienstleistungen auf der Download-Seite können Sie Teilnehmer zudem leicht zur Teilnahme an Umfragen oder zum Nurturing (Kundenaufbau) leiten, solange das Interesse noch frisch ist.
Informationsmanagement und Sicherheit: Vorteile der zeitlich begrenzten Freigabe
Unter den zu verteilenden Unterlagen können sich auch vertrauliche Inhalte befinden, die Sie „nur vorübergehend mit den Teilnehmern der Veranstaltung teilen“ möchten oder die „zwar nicht streng geheim sind, aber nicht dauerhaft öffentlich im Internet stehen bleiben“ sollen.
Der Dienst löscht seine Datensätze und gespeicherten Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; Backups und Kopien auf Empfängergeräten können bleiben.