Distribución de materiales en eventos y reuniones con códigos QR
Reduzca de forma drástica los costes de impresión y el tiempo de preparación
Cada vez que se organiza un evento con público, como seminarios, jornadas de formación, presentaciones de nuevos productos, reuniones internas multitudinarias o juntas directivas, la tarea de imprimir, grapar y colocar los documentos sobre las mesas para cada participante supone un esfuerzo ingente para los organizadores. Si los datos de una diapositiva cambian a última hora o se detecta una errata, el coste y las prisas por volver a imprimir sumergen la organización en el caos. Además, al finalizar la actividad se genera una gran cantidad de residuos de papel, lo que plantea un problema importante para la protección del medio ambiente y los ODS.
Digitalizar la distribución de documentos (sin papel) mediante FS!QR no solo reduce a cero los costes de impresión y preparación, sino que también aporta una enorme flexibilidad para modificar los archivos a última hora o durante el desarrollo de la actividad. Los participantes tampoco tendrán que cargar con pesados documentos impresos y podrán revisarlos cómodamente en sus dispositivos inteligentes en cualquier momento, aportando un gran valor añadido para ambas partes.
Solo tiene que escanear el código QR de la pantalla
La principal preocupación en la distribución de material digital es que «los participantes no entiendan cómo descargarlo y se pierda tiempo en explicaciones». En este aspecto, FS!QR ofrece un flujo de distribución intuitivo y libre de incidencias.
- Subir con anticipación: Sube a FS!QR los PDF, documentos y diapositivas que quieres distribuir, y genera un código QR.
- Mostrar o proyectar en el lugar: Proyecta el código QR generado en grande sobre la pantalla antes de que comience el evento, o imprímelo en materiales de bienvenida, carteles de mesa o etiquetas de asistentes.
- Escanear y ver: Los asistentes solo tienen que escanear el código con la cámara de su propio smartphone o tablet al sentarse o al entrar, y los materiales se abren al instante en su dispositivo. No es necesario instalar ninguna aplicación ni registrarse.
¡Tranquilidad ante cambios de última hora! Mejora drástica de la agilidad operativa
Incidencias como «se han distribuido documentos con datos antiguos y erróneos» o «se ha añadido una diapositiva a última hora en la reunión previa» son habituales en la organización de eventos. Si se tratase de material impreso, ya sería tarde, pero con la distribución digital mediante FS!QR no hay por qué alarmarse.
Si necesita realizar correcciones en el contenido, solo tendrá que corregir el archivo y volver a subirlo a FS!QR con la misma configuración, ajustar las indicaciones o simplemente sustituir el enlace por la URL más reciente. Así, el archivo al que acceden los participantes al escanear el código se actualizará a la última versión. De este modo, se liberará por completo de tareas ineficaces como «pegar etiquetas correctoras» o «pedir disculpas y rectificar verbalmente».
¡Elimine el «se lo enviaré por correo más tarde»! Comparta información al instante el mismo día del evento
Una escena habitual durante o al finalizar un evento es cuando los asistentes solicitan que «les envíen el material de las diapositivas más tarde», lo que obliga a elaborar una lista de correos electrónicos para realizar un envío masivo en los días posteriores. Esta labor no solo implica riesgos en la gestión de datos personales, sino que también impone una carga de trabajo pesada para los organizadores tras el evento.
Con FS!QR, basta con proyectar al final de la presentación el «código QR para descargar el material». Además, si en la página de descarga incluyes un enlace a la encuesta (por ejemplo, Google Forms) o a la presentación de tu servicio, es fácil guiar a los asistentes hacia la respuesta de encuestas o el seguimiento comercial mientras su interés sigue alto.
Gestión de la información y seguridad: Ventajas de compartir por tiempo limitado
Entre los documentos que se distribuyen, a veces se incluyen contenidos de alta confidencialidad, por ejemplo, aquellos que «se desea compartir temporalmente solo con los asistentes de un evento» o que «no son confidenciales, pero no se desea dejar publicados de forma permanente en internet».
El servicio elimina sus registros y archivos almacenados al finalizar el periodo de conservación; las copias en dispositivos receptores y las copias de seguridad pueden permanecer.