Distribution de documents en événements et réunions avec les QR Codes
Réduire considérablement les coûts d'impression et le temps de préparation
Imprimer, agrafer et disposer sur les tables des piles de documents pour chaque participant à l'occasion de séminaires, d'ateliers, de lancements de produits ou de réunions importantes de conseil d'administration représente une charge de travail colossale pour les organisateurs. Et si un chiffre est modifié au dernier moment ou si une coquille est repérée à la dernière minute, le coût et le temps nécessaires pour tout réimprimer peuvent perturber gravement l'organisation. Sans compter le volume considérable de déchets papier généré après l'événement, ce qui pose un problème environnemental majeur au regard des objectifs de développement durable (ODD).
En utilisant FS!QR pour dématérialiser la distribution de documents, vous éliminez les frais d'impression ainsi que le temps de préparation, tout en bénéficiant d'une grande flexibilité pour corriger ou mettre à jour vos supports à la dernière minute ou même en cours de séance. Pour les participants, cela supprime la contrainte de transporter des documents papier volumineux et leur permet de consulter facilement les supports à tout moment sur leur appareil mobile, créant ainsi une réelle valeur ajoutée pour chacun.
Scannez simplement le code QR sur l'écran
La principale préoccupation lors de la distribution de documents numériques est que les participants ne comprennent pas comment les télécharger, ce qui ferait perdre du temps en explications. Sur ce point, FS!QR propose un flux de distribution intuitif et sans accroc.
- Téléverser à l'avance : Téléversez sur FS!QR les PDF, documents et diapositives à distribuer, puis générez un QR code.
- Afficher ou projeter sur place : Projetez le QR code généré en grand sur l'écran avant le début de l'événement, ou imprimez-le sur des supports à l'accueil, des cartes de table ou les badges des participants.
- Scanner et consulter : Les participants n'ont qu'à scanner le code avec l'appareil photo de leur propre smartphone ou tablette en s'asseyant ou à l'entrée, et les documents s'ouvrent instantanément sur leur appareil. Aucune installation d'application ni inscription n'est nécessaire.
Modifications de dernière minute sans stress ! Amélioration spectaculaire de l'agilité
« Les documents distribués contiennent des données obsolètes et erronées », « Des diapositives ont été ajoutées en urgence juste avant la réunion »... Ce genre d'imprévus fait partie du quotidien des organisateurs d'événements. S'il s'agissait de supports papier, il serait trop tard, mais avec la distribution numérique via FS!QR, il n'y a pas lieu de paniquer.
Si vous devez modifier le contenu d'un document, il vous suffit de corriger le fichier et de le téléverser à nouveau sur FS!QR avec les mêmes paramètres. Vous pouvez alors simplement mettre à jour le lien de téléchargement ou fournir la nouvelle URL : les participants qui scanneront le code accéderont instantanément à la version la plus récente. Cela vous libère totalement des tâches fastidieuses inhérentes au papier, comme l'application d'étiquettes correctives ou les excuses et corrections orales en cours de séance.
En finir avec le « Je vous l'envoie par e-mail plus tard » ! Partage instantané le jour de l'événement
Une situation courante lors d'événements consiste à ce que des participants demandent à recevoir les diapositives présentées, obligeant les organisateurs à dresser la liste des adresses e-mail pour leur envoyer les fichiers plus tard. Non seulement cette tâche présente des risques liés à la gestion des données personnelles, mais elle impose également une lourde charge de travail administratif aux équipes après la fin de l'événement.
Avec FS!QR, il suffit de projeter le « code QR de téléchargement des documents » sur la dernière diapositive de votre présentation. De plus, en ajoutant sur la page de téléchargement des documents un lien vers un questionnaire de satisfaction (Google Forms, etc.) ou l'URL de présentation de vos services, vous pouvez facilement guider les participants vers la collecte d'avis ou la maturation de prospects (nurturing) pendant que leur intérêt est encore à son maximum.
Gestion de l'information et sécurité : les avantages du partage à durée limitée
Certains documents à distribuer peuvent contenir des informations sensibles : vous souhaitez par exemple « les partager temporairement avec les seuls participants à un événement » ou « éviter qu'ils ne restent publiés indéfiniment sur Internet sans surveillance », même s'ils ne sont pas formellement confidentiels.
Le service supprime ses enregistrements et fichiers à la fin de la période de conservation ; des sauvegardes et des copies sur les appareils destinataires peuvent subsister.