Distribuzione di materiali negli eventi e riunioni con QR Code
L'eliminazione della carta riduce drasticamente i costi di stampa e gli sforzi di preparazione
Ogni volta che un gran numero di persone si riunisce, come ad esempio un seminario, una sessione di studio, il lancio di un nuovo prodotto, una riunione aziendale su larga scala o una riunione del consiglio di amministrazione, gli organizzatori devono stampare e pinzare i materiali per ogni persona partecipante e disporli sulle loro scrivanie, il che è un compito molto difficile per l'organizzatore. Nei giorni in cui i numeri su una diapositiva cambiano all'ultimo minuto o viene scoperto un errore di battitura, le operazioni vengono gettate nel caos a causa dei costi e dello sforzo di ristampa. Inoltre, al termine dell’evento viene generata una grande quantità di rifiuti di carta, il che rappresenta un grosso problema dal punto di vista della protezione ambientale e degli obiettivi di sviluppo sostenibile.
Utilizzando FS!QR per digitalizzare la distribuzione dei documenti (senza carta), non solo è possibile azzerare i costi di stampa e i tempi di preparazione, ma anche essere in grado di rispondere in modo estremamente flessibile alle revisioni dei documenti dell'ultimo minuto o in corso. Per i partecipanti, non è necessario portare a casa pesanti documenti cartacei e possono facilmente rivederli in qualsiasi momento sui propri dispositivi intelligenti, creando un grande valore aggiunto per entrambe le parti.
Basta scattare una foto del codice QR sullo schermo! Procedura di distribuzione per evitare confusione tra i partecipanti
La preoccupazione più grande quando si distribuiscono materiali digitali è che "i partecipanti non saranno in grado di capire come scaricarli e impiegheranno tempo per spiegarli". FS!QR fornisce un flusso di distribuzione intuitivo e senza problemi a questo riguardo.
- Caricare in anticipo: Carica su FS!QR i PDF, i documenti e le presentazioni da distribuire e genera un codice QR.
- Mostrare o proiettare sul posto: Proietta il codice QR generato in grande sullo schermo prima dell'inizio dell'evento, o stampalo su materiali di benvenuto, segnaposto da tavolo o badge dei partecipanti.
- Scansionare e visualizzare: I partecipanti devono solo scansionare il codice con la fotocamera del proprio smartphone o tablet mentre si siedono o entrano, e i materiali si aprono istantaneamente sul loro dispositivo. Non è necessario installare app né registrarsi.
Non preoccuparti delle modifiche ai documenti dell'ultimo minuto! Notevole miglioramento dell’agilità
Problemi come "il materiale distribuito conteneva cifre ormai obsolete" e "le diapositive sono state aggiunte in fretta durante la riunione dell'ultimo minuto" sono all'ordine del giorno nella gestione degli eventi. Se si tratta di materiale cartaceo, è troppo tardi, ma se lo distribuisci digitalmente utilizzando FS!QR, non c'è motivo di farsi prendere dal panico.
Se è necessario apportare modifiche al contenuto, è sufficiente modificare il file e caricarlo di nuovo con le stesse impostazioni su FS!QR, modificare il metodo di guida o sostituirlo con l'URL più recente e il file su cui i partecipanti scansionano e accedono verrà aggiornato alla versione più recente. Puoi essere completamente liberato dal lavoro inefficiente di "incollare adesivi di correzione" e di "scusarsi e apportare correzioni verbali" come faresti con la carta.
Elimina "Ti invierò un'e-mail più tardi"! Condivisione istantanea il giorno dell'evento
Uno scenario comune è quando i partecipanti chiedono durante o dopo un evento di inviare in seguito i materiali delle diapositive di oggi e noi compiliamo un elenco di indirizzi e-mail e li inviamo tutti in una volta. Questo lavoro non solo comporta rischi nella gestione dei dati personali, ma impone anche un pesante onere alla segreteria dopo la fine dell'evento.
Con FS!QR non devi fare altro che proiettare il "codice QR per il download dei materiali" alla fine della slide. Inoltre, includendo un collegamento a un modulo di risposta al sondaggio (Modulo Google, ecc.) e un URL che introduce i servizi della tua azienda nella pagina di download dei materiali, è facile progettare un percorso di flusso che guidi i partecipanti alla raccolta di sondaggi e al nutrimento (sviluppo del cliente) mentre l'entusiasmo è ancora alto.
Gestione e sicurezza delle informazioni: vantaggi della condivisione a tempo limitato
Alcuni dei materiali da distribuire includono contenuti altamente confidenziali, come "Voglio condividerli temporaneamente solo con i partecipanti all'evento" e "Sebbene non siano confidenziali, non voglio lasciarli permanentemente aperti su Internet".
Il servizio elimina record e file gestiti al termine del periodo di conservazione; backup e copie sui dispositivi dei destinatari possono restare.