Distribuição de materiais em eventos e reuniões com QR Codes
Migração para o Digital Reduzindo Drasticamente os Custos de Impressão e o Tempo de Preparação
Sempre que ocorre um evento com grande público, como seminários, sessões de estudo, lançamentos de novos produtos, grandes reuniões internas ou conselhos de administração, imprimir materiais para o número de participantes, grampeá-los e organizá-los nas mesas é uma tarefa muito exaustiva para os organizadores. Se os números nos slides mudarem ou erros de digitação forem encontrados no último minuto, os custos e o esforço de reimpressão lançam as operações em um caos massivo. Além disso, uma grande quantidade de resíduos de papel é gerada após o evento, o que é um grande problema sob a perspectiva da preservação ambiental e dos ODS.
Ao usar o FS!QR para digitalizar (excluir o papel na) distribuição de documentos, você pode não apenas reduzir os custos de impressão e o tempo de preparação a zero, mas também responder de maneira extremamente flexível a correções repentinas de documentos logo antes ou até mesmo durante o evento. Para os participantes, isso elimina a necessidade de carregar materiais impressos pesados para casa, permitindo que eles revisem facilmente os documentos em seus próprios dispositivos móveis a qualquer momento, criando um valor agregado significativo para ambos os lados.
Basta Escanear o Código QR da Tela! Um Fluxo de Distribuição Sem Complicações para os Participantes
A maior preocupação na distribuição de documentos digitais é que "os participantes não entendam como baixá-los, consumindo tempo com explicações". A este respeito, o FS!QR fornece um fluxo de distribuição intuitivo e livre de problemas.
- Fazer upload com antecedência: Faça upload no FS!QR dos PDFs, documentos e apresentações que deseja distribuir e gere um código QR.
- Exibir ou projetar no local: Projete o código QR gerado em tamanho grande na tela antes do início do evento, ou imprima-o em materiais de boas-vindas, porta-retratos de mesa ou crachás dos participantes.
- Escanear e visualizar: Os participantes precisam apenas escanear o código com a câmera do próprio smartphone ou tablet ao se sentar ou entrar, e os materiais abrem instantaneamente no dispositivo. Não é necessário instalar nenhum aplicativo nem se cadastrar.
Tranquilidade Mesmo na Substituição de Materiais de Última Hora! Melhoria Drástica na Agilidade
Problemas como "materiais distribuídos contendo dados desatualizados e críticos" ou "slides adicionados no último minuto durante uma reunião" são comuns na gestão de eventos. Embora fosse tarde demais com documentos em papel, não há necessidade de pânico com a distribuição digital usando o FS!QR.
Caso precise revisar o conteúdo, você pode facilmente atualizar o arquivo modificando-o e enviando-o novamente ao FS!QR com as mesmas configurações, ajustando o método de distribuição ou simplesmente substituindo a URL antiga pela mais recente. Isso liberta você completamente de tarefas ineficientes associadas ao papel, como colar adesivos de correção ou pedir desculpas e fazer correções verbalmente.
Elimine o "Envio por e-mail mais tarde"! Compartilhamento instantâneo no Dia do Evento
Cena comum é ser solicitado por participantes durante ou após um evento para "enviar o arquivo de slides de hoje mais tarde", levando a tarefas como compilar uma lista de endereços de e-mail e enviá-los todos de uma vez em uma data posterior. Esse trabalho não apenas acarreta riscos relacionados ao manuseio de informações pessoais, mas também impõe um fardo pesado à secretaria após o término do evento.
Com o FS!QR, tudo se resolve simplesmente projetando o "código QR para download de materiais" no final dos slides na mesma hora. Além disso, ao incluir um link para um formulário de pesquisa (Google Forms, etc.) ou a URL de introdução do seu serviço na página de download do documento, você pode facilmente direcionar os participantes para responder a pesquisas ou participar do processo de nutrição (construção de relacionamento com o cliente) enquanto o interesse deles ainda está alto.
Gestão de Informações e Segurança: Benefícios do Compartilhamento com Tempo Limitado
Alguns dos materiais a serem distribuídos podem conter conteúdos altamente confidenciais que você "deseja compartilhar apenas temporariamente com os participantes do evento" ou "não são confidenciais, mas você não deseja deixar permanentemente publicados na internet".
O serviço elimina os seus registos e ficheiros no fim do período de retenção; cópias de segurança e cópias nos dispositivos dos destinatários podem permanecer.