Раздача материалов на мероприятиях и встречах через QR-коды
Безбумажные технологии, кардинально сокращающие расходы на печать и время подготовки
При проведении любых мероприятий с участием людей — семинаров, учебных курсов, презентаций новых продуктов или крупных внутренних совещаний и заседаний совета директоров — печать раздаточных материалов на всех участников, их брошюрование степлером и раскладка на столах требуют от организаторов колоссальных физических усилий. Если перед началом встречи изменятся цифры на слайдах или обнаружится опечатка, затраты на повторную печать и спешка могут вызвать хаос в оргкомитете. Кроме того, по завершении мероприятия образуются горы макулатуры, что является серьезной проблемой с точки зрения экологии и целей устойчивого развития (ЦУР).
Цифровизация раздачи материалов (переход к безбумажному офису) с помощью FS!QR позволяет не только свести к нулю затраты на печать и время подготовки, но и обеспечивает максимальную гибкость при необходимости оперативного изменения документов непосредственно перед началом или даже во время мероприятия. Для участников это также несет огромную пользу: пропадает необходимость нести с собой тяжелые бумажные папки, ведь все материалы можно в любой момент просмотреть со своего мобильного устройства.
Просто сфотографируйте QR-код на экране! Интуитивно понятная раздача материалов без путаницы среди участников
Главное опасение при цифровой раздаче материалов заключается в том, что «участники не поймут, как скачать файл, и на объяснения уйдет много времени». В этом отношении FS!QR предлагает интуитивно понятный и беспроблемный рабочий процесс.
- Загрузить заранее: Загрузите раздаточные файлы (PDF-презентации, тезисы, слайды) в FS!QR и сгенерируйте QR-код.
- Размещение объявлений или показ на месте: Вы можете вывести созданное изображение QR-кода на проекционный экран перед началом мероприятия или напечатать его на табличках у стойки регистрации, настольных карточках или бейджах участников.
- Сканирование и просмотр: Участники могут просто отсканировать QR-код на экране смартфона или планшета при входе или регистрации, и материал тут же откроется. Не требуется установка приложения или регистрация.
Никакого беспокойства при срочной замене материалов в последний момент! Радикальное повышение гибкости и скорости работы
Такие проблемы, как «в разданных материалах оказались критически устаревшие данные» или «прямо перед встречей срочно добавился новый слайд», регулярно случаются при проведении мероприятий. В случае бумажных материалов исправлять что-либо уже поздно, но с цифровой дистрибуцией через FS!QR причин для паники нет.
Если в материалы потребуется внести исправления, достаточно скорректировать файл, загрузить его на FS!QR заново с теми же параметрами и обновить ссылку для участников. Пользователи, сканирующие код, будут сразу получать актуальную версию. Это полностью избавляет от таких неэффективных действий, как наклеивание стикеров с исправлениями на бумажные листы или устные извинения с просьбой исправить ошибку вручную.
Забудьте о фразе «Я отправлю вам это позже на почту»! Мгновенный обмен прямо в день мероприятия
Типичная ситуация во время или после мероприятия: участники просят «отправить сегодняшнюю презентацию позже», и организаторам приходится собирать список адресов электронной почты и осуществлять массовую рассылку в последующие дни. Эта работа не только сопряжена с рисками обработки персональных данных, но и ложится тяжелым бременем на оргкомитет после завершения события.
С FS!QR достаточно просто вывести «QR-код для скачивания материалов» на последнем слайде презентации прямо в зале. Кроме того, разместив на странице скачивания ссылку на форму обратной связи (например, Google Формы) или презентацию продуктов вашей компании, вы сможете легко вовлечь участников в прохождение опросов или воронку взращивания лидов, пока они максимально заинтересованы.
Управление информацией и безопасность: преимущества ограничения времени общего доступа
Среди раздаваемых материалов могут быть документы с конфиденциальным содержанием — например, те, «которыми нужно временно поделиться только с участниками мероприятия» или которые «хоть и не являются строго конфиденциальными, но не должны оставаться в открытом доступе в интернете навсегда».
После окончания срока хранения сервис удаляет управляемые записи и файлы; резервные копии и копии на устройствах получателей могут сохраниться.