Phân phối tài liệu tại sự kiện và cuộc họp bằng mã QR
Tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và công sức chuẩn bị tài liệu
Mỗi khi tổ chức các sự kiện đông người như hội thảo, buổi học tập chuyên đề, lễ ra mắt sản phẩm mới, hay các cuộc họp nội bộ quy mô lớn và họp hội đồng quản trị, việc in ấn tài liệu theo số lượng người tham dự, đóng ghim và xếp sẵn ra bàn là một công việc lao động cực kỳ nặng nhọc của ban tổ chức. Nếu không may số liệu trên slide thay đổi hay phát hiện lỗi chính tả vào phút chót, công tác vận hành sẽ rơi vào hỗn loạn bởi chi phí và công sức in lại từ đầu. Thêm vào đó, lượng rác thải giấy khổng lồ phát sinh sau khi sự kiện kết thúc cũng là một vấn đề lớn dưới góc nhìn bảo vệ môi trường và phát triển bền vững (SDGs).
Bằng cách tận dụng FS!QR để kỹ thuật số hóa (không dùng giấy) việc phân phát tài liệu, bạn không chỉ giảm chi phí in ấn và thời gian chuẩn bị về con số không, mà còn có thể phản hồi cực kỳ linh hoạt trước các yêu cầu sửa đổi tài liệu khẩn cấp ngay trước hay trong quá trình diễn ra sự kiện. Đối với người tham gia, họ cũng không cần mang theo những xấp tài liệu giấy nặng nề về nhà, và có thể dễ dàng xem lại bất cứ lúc nào trên thiết bị thông minh cầm tay của mình, tạo ra giá trị gia tăng lớn cho cả hai bên.
Chỉ cần quét trực tiếp mã QR trên màn hình
Mối lo ngại lớn nhất khi phân phát tài liệu kỹ thuật số là "người tham gia không hiểu cách tải xuống và làm mất thời gian giải thích". FS!QR mang đến một quy trình phân phát trực quan và không gặp sự cố về mặt này.
- Tải lên trước: Tải lên các tệp như PDF phân phát, sơ yếu lý lịch, tài liệu chiếu lên FS!QR và tạo mã QR.
- Hiển thị và chiếu tại địa điểm: Chiếu lớn hình ảnh mã QR được tạo trên màn hình (máy chiếu) trước khi sự kiện bắt đầu hoặc in và đặt nó trên POP lễ tân, thẻ sắp xếp hoặc NameTag (huy hiệu) của người tham gia.
- Quét và xem: Người tham gia chỉ cần quét bằng camera của điện thoại hoặc máy tính bảng của họ khi ngồi xuống hoặc nhận phòng để ngay lập tức mở tài liệu. Không cần cài đặt ứng dụng đặc biệt hoặc đăng ký xác thực.
Yên tâm hơn khi thay tài liệu vào phút chót! Cải thiện đáng kể tính linh hoạt
Những rắc rối như "tài liệu phát ra có số liệu cũ cực kỳ nghiêm trọng" hoặc "slide bị thêm đột ngột ngay trước cuộc họp" là chuyện xảy ra như cơm bữa trong việc tổ chức sự kiện. Nếu là tài liệu giấy thì đã quá muộn, nhưng với việc phân phát kỹ thuật số sử dụng FS!QR, bạn không cần phải hoảng loạn.
Nếu cần sửa đổi nội dung, bạn chỉ cần chỉnh sửa tệp tin, tải lên lại với cùng thiết lập trên FS!QR và điều chỉnh cách hướng dẫn hoặc thay bằng URL mới nhất. Như vậy, tệp tin người tham gia quét và truy cập sẽ lập tức được cập nhật lên phiên bản mới nhất. Điều này giúp bạn giải phóng hoàn toàn khỏi các công việc kém hiệu quả như "dán nhãn đè chữ sửa" hay "xin lỗi và sửa lại bằng lời nói" đối với tài liệu giấy.
Xóa bỏ điệp khúc "Tôi sẽ gửi email sau"! Chia sẻ tức thì ngay trong ngày diễn ra sự kiện
Một bối cảnh rất phổ biến là trong hoặc sau sự kiện, người tham gia yêu cầu "hãy gửi tài liệu slide hôm nay cho tôi sau", dẫn đến công việc phải lập danh sách địa chỉ email và gửi đồng loạt sau đó. Công việc này không chỉ đi kèm rủi ro rò rỉ thông tin cá nhân mà còn đặt lên vai ban tổ chức một gánh nặng lớn sau khi sự kiện kết thúc.
Với FS!QR, công việc kết thúc ngay tại chỗ chỉ bằng cách chiếu "mã QR để tải xuống tài liệu" ở slide cuối cùng. Ngoài ra, bằng cách ghi kèm liên kết dẫn đến biểu mẫu khảo sát (như Google Forms) hoặc URL giới thiệu dịch vụ của công ty bạn trên trang tải xuống tài liệu, bạn có thể dễ dàng thiết kế phễu điều hướng người tham gia trả lời khảo sát hoặc thực hiện nuôi dưỡng khách hàng (nurturing) khi sự quan tâm của họ đang ở mức cao nhất.
Quản lý thông tin và bảo mật: Lợi ích của việc chia sẻ có giới hạn thời gian
Trong số tài liệu phân phát, đôi khi có cả những nội dung có tính bảo mật cao như "chỉ muốn chia sẻ tạm thời với những người tham gia sự kiện" hoặc "không phải là tài liệu tối mật nhưng không muốn bỏ mặc công khai vĩnh viễn trên mạng Internet".
Dịch vụ xóa bản ghi và tệp do mình quản lý khi hết thời hạn lưu giữ; bản sao lưu và bản sao trên thiết bị người nhận có thể vẫn còn.