Hoe tijdelijk delen met een QR-code werkt en wanneer het geschikt is
Soms wilt u een bestand tijdelijk overdragen zonder de ontvanger te vragen een account aan te maken. FS!QR is bedoeld voor zulke korte overdrachten via een URL of QR-code en een wachtwoord. Hier beschrijven we niet alleen functies, maar wat er vanaf het begin van het delen tot het verlopen van de termijn gebeurt, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken.
Delen bestaat uit uploaden, informeren en ontvangen
De afzender kiest in de browser een bestand, controleert de bewaartermijn en het wachtwoord en uploadt het. Daarna verschijnen de URL, deel-ID, het wachtwoord en de QR-code voor de ontvanger. Die scant de QR-code of opent de URL en voert volgens de aanwijzingen het wachtwoord in. Beide partijen hoeven niet tegelijk hetzelfde scherm te openen.
Deze werkwijze is handig wanneer u in een vergadering een QR-code op het scherm toont, foto's van een pc naar een smartphone verplaatst of materiaal deelt met iemand die geen app kan installeren. Voor langdurige samenwerking, zakelijke opslag met toegangslogboek of fijnmazige rechten zijn speciale opslag of zakelijke diensten geschikter.
Een QR-code geeft toegang, niet het bestand zelf
De inhoud van het bestand staat niet in de QR-code. De code bevat informatie om naar de gedeelde pagina te gaan, die de ontvanger vervolgens opent. U geeft dus toegang aan iedereen die de code kan fotograferen. Bedenk vooraf wie hem kan scannen wanneer u hem op een scherm of in een openbare uitzending toont, en stuur het wachtwoord zo nodig via een ander kanaal.
Als u de URL en het wachtwoord in dezelfde openbare chat plaatst, is de bescherming ook met een QR-code zwak. Een QR-code voorkomt typwerk, maar vervangt niet de controle van de ontvanger of het beheer van inloggegevens.
Controleer wat bij delen via QR wordt versleuteld
Bij delen via een QR-code in FS!QR wordt het bestand in de browser versleuteld voordat het op de server wordt opgeslagen en is de verbinding met HTTPS beveiligd. Volgens de huidige specificatie worden bestanden in Group en tekst in Note niet versleuteld op de server bewaard. De beschermingsomvang verschilt per functie; kies daarom een andere methode voor vertrouwelijke inhoud.
Versleuteling verwijdert geen kopieën die de ontvanger heeft opgeslagen, screenshots of een wachtwoord dat aan de verkeerde persoon is gegeven. Een vervaldatum verkort de duur van het delen op de server, maar wist het apparaat van de ontvanger niet op afstand.
Drie vragen vóór het delen
- Wie is de ontvanger? Kunt u uitleggen wie de URL of QR-code kan zien?
- Hoe lang heeft de ander het nodig? Is de langste termijn echt nodig?
- Vereist de informatie bewaring, controle of identiteitsverificatie? Gebruik dan een door de organisatie goedgekeurde opslagplaats.
De belangrijkste voorwaarde voor veilig gebruik van FS!QR is dat u niet uploadt voordat u deze drie vragen kunt beantwoorden. Kies geen opslagplaats over het hoofd alleen vanwege het gemak.
Begin bij een proef met niet-vertrouwelijke bestanden
Gebruik voor de eerste proef een kleine afbeelding of test-pdf die geen probleem vormt als die openbaar wordt. Controleer wat de afzender ziet, waar de ontvanger het bestand opslaat en wat er na het verlopen verschijnt. Test de werking in uw eigen omgeving voordat u echt materiaal deelt en maak zo nodig een aparte procedure om resultaten of ontvangst vast te leggen.