Правила работы с конфиденциальными файлами из дома
Дом является рабочим местом и одновременно неуправляемой средой
С распространением удаленной работы увеличивается количество случаев обработки конфиденциальных материалов (данные клиентов, сметы, договоры, табели, проекты) дома. В офисе можно контролировать сеть, принтер, место хранения и окружение. В дома же есть много неуправляемых факторов: совместное пространство с семьей, личный интернет, перемещение с устройством, оставление экрана открытым...
Тем не менее нет необходимости слишком бояться работы с конфиденциальными материалами дома. Главное — проанализировать риски перед передачей и определить правила обращения с ними. В этой статье мы предлагаем практические советы для безопасного обращения с конфиденциальными материалами вне офиса на основе концепций временного обмена и защиты паролем от FS!QR.
Правило 1: Разделяйте уровни безопасности и меняйте способы обмена
Если относиться ко всем файлам одинаково, вы можете оставить важные документы без защиты или, наоборот, потратить слишком много усилий на незначительные материалы. Прежде всего, просто классифицируйте уровень безопасности файлов для обмена. Необходимый уровень защиты отличается для документов, уже опубликованных компанией, документов только для внутреннего использования, файлов с персональными данными или условиями сделок, а также документов, связанных с договорами или отделом кадров.
Для информационных материалов, которые уже опубликованы компанией, иногда достаточно кратковременного обмена ссылкой. С другой стороны, для файлов, которые содержат имя клиента, сумму, адрес или неопубликованную информацию, следует сочетать защиту паролем, подтверждение получателя и сокращение срока хранения. Чтобы избежать колебаний во время каждого обмена, установите в команде короткие правила, такие как 'обязательный пароль при наличии персональных данных', 'прекращение обмена договором сразу после подтверждения получения'.
Правило 2: Подтверждайте адресата перед загрузкой файла
Распространенной ошибкой в электронной почте или чате является ошибочная отправка ссылки для обмена нежелательному лицу после загрузки. Поскольку особенностью обмена по ссылке является доступность для любого, кто знает адрес, подтверждение адресата является критически важным. Перед загрузкой файла проверьте, кому вы его передаете, является ли получатель сотрудником компании или сторонним лицом, и действительно ли он имеет право просматривать этот документ.
Отправляя файл нескольким людям, не только указывайте имена каждого получателя, но и четко пишите цель обмена. Если указать такие цели, как 'Подтверждение сметы для компании А', 'Материалы кандидатов для собеседования', 'Счета для подтверждения бухгалтерией', адресату будет легче определить, это тот файл, который он должен получить. Предотвращение ошибочной отправки требует предоставления отправителя базы для проверки как получателю, так и себе.
Правило 3: Не оставляйте пароль в том же месте, что и ссылка для обмена
Передавая конфиденциальные материалы, даже если установлен пароль, эффективность безопасности значительно снизится, если вы напишете пароль в том же сообщении, что и URL-адресу. Ведь в случае утечки истории чата или содержимого письма получатель получит и URL, и пароль одновременно. Наилучший способ — передавать URL-адрес для обмена и пароль разными каналами.
Например, отправьте ссылку через рабочий чат, а пароль сообщите по телефону или по другому каналу. Во время онлайн-встречи покажите QR-код через демонстрацию экрана и сообщите пароль устно. Для внешних партнеров отправьте его отдельно на заранее согласованные контактные данные. Этот метод разделения каналов очень эффективен, несмотря на простоту. Также избегайте паролей, которые легко угадать по названию документа или компании, и не используйте слишком короткие пароли.
Правило 4: Определите правила управления сохранением на личных устройствах и последующим обменом
Работая дома, полученные файлы могут оставаться в папке загрузок (Downloads). Даже если сервис обмена автоматически удаляет файлы на сервере, он не может удалить файлы, сохраненные на устройстве получателя. Поэтому, делясь конфиденциальными материалами, сообщайте способ обработки после получения.
Конкретно указывайте ожидаемые действия адресата, например: 'Пожалуйста, удалите из локального хранилища после подтверждения', 'Пожалуйста, верните отредактированный файл с помощью указанного метода, а не загружайте его в эту комнату' или 'Пересылка за пределы компании запрещена'. Особенно при обмене с внешними контрагентами или временными членами команды четко укажите, разрешен ли повторный обмен. Передача файла также означает передачу политики управления этим файлом.
Правило 5: Сокращайте срок действия обмена и обязательно подтверждайте получение документов
Чего следует избегать при обмене конфиденциальными материалами, так это сохранения силы ссылки после завершения необходимой работы. Если ссылка остается активной длительное время, велика вероятность того, что человек, просматривающий историю чата позже, получит доступ, перешлет ее или обратится к старой версии. Используя механизм временного обмена, такой как FS!QR, устанавливайте срок действия в соответствии со временем выполнения работы.
Вместо сокращения срока действия, обязательно подтверждайте получение. Если получатель загрузил и открыл файл, а сам файл правильный, нет необходимости держать ссылку открытой. Определите условия завершения, например: до конца встречи для документов во время встречи, только в течение дня для оценки в тот же день, до получения уведомления о получении для временной отправки клиентам.
Правило 6: Легко сохраняйте историю обмена
В работах, где обрабатываются конфиденциальные материалы, также важно иметь возможность проверить впоследствии, 'что именно, кому и когда было передано'. Даже в средах без детальных журналов аудита, простого сохранения записи об обмене в чате или инструменте управления задачами достаточно для проверки при возникновении вопросов или проблем. Достаточно указать имя файла, получателя, цель, срок действия и наличие подтверждения получения.
Тем не менее нет необходимости вставлять конфиденциальные данные непосредственно в запись об обмене. Цель состоит в том, чтобы отследить сам факт обмена, а не содержимое файла. Сохранение минимальной записи и быстрая обработка файла с помощью временного обмена — это сочетание обеспечит безопасность и скорость работы при удаленной работе.
Безопасная работа на дому начинается с того, чтобы не усложнять процессы
Меры безопасности не будут работать на практике, если они слишком строгие. Если каждый раз требуются сложные согласования или установка специальных программ, пользователи будут обходить правила в срочных ситуациях. Именно поэтому важно поддерживать базовые правила: временный обмен через браузер, защиту паролем, короткий срок хранения и подтверждение получения в форме, которую каждый может выполнить.
Работая дома с конфиденциальными материалами, сделайте правила 'фильтровать перед отправкой', 'подтверждать адресата', 'разделять ссылку и пароль', 'сообщать способ обработки после получения' и 'сокращать срок действия' общим правилом команды. Даже мелкие шаги, если они выполняются одинаково каждый раз, станут надежным щитом безопасности.