【Mac/Windows】PDF फ़ाइल का साइज़ बहुत बड़ा है? मुफ़्त में फ़ाइल को कंप्रेस करने और साइज़ घटाने के आसान तरीके
"PDF फ़ाइलें" हमारे काम और निजी जीवन में अक्सर उपयोग की जाती हैं। हालाँकि, यदि उनमें कई तस्वीरें या कई पेजों के दस्तावेज़ शामिल हैं, तो फ़ाइल का साइज़ कई MB तक बढ़ सकता है। यह बिज़नेस ईमेल के लिए फ़ाइल अटैचमेंट की लिमिट (आमतौर पर लगभग 2MB से 10MB) से ज़्यादा हो सकता है, जिससे कई लोग परेशान हो जाते हैं कि "ईमेल नहीं भेजा जा सकता!"
PDF का साइज़ बढ़ने का मुख्य कारण उसमें मौजूद हाई-रिज़ॉल्यूशन वाली तस्वीरें या फ़ॉन्ट डेटा होता है। इस लेख में, हम बिना किसी पेड सॉफ़्टवेयर के, Mac या Windows की डिफ़ॉल्ट सुविधाओं, या मुफ़्त वेब सर्विसेज़ का इस्तेमाल करके PDF फ़ाइल के साइज़ को सुरक्षित रूप से कंप्रेस करने के आसान स्टेप्स बताएंगे।
PDF फ़ाइलों के बड़े होने के मुख्य कारण
समाधान जानने से पहले यह समझना ज़रूरी है कि PDF फ़ाइलें बड़ी क्यों हो जाती हैं, ताकि अगली बार दस्तावेज़ बनाते समय इस बात का ध्यान रखा जा सके।
- उच्च-रिज़ॉल्यूशन छवियों का एम्बेड होना:अगर आप डिजिटल कैमरे या स्मार्टफोन से ली गई हाई-क्वालिटी वाली तस्वीरों को सीधे पेस्ट करके PDF बनाते हैं, तो वे अपनी असली रिज़ॉल्यूशन में ही सेव हो जाती हैं, जिससे फ़ाइल का साइज़ काफ़ी बढ़ जाता है।
- फ़ॉन्ट (अक्षर) का एम्बेड होना:किसी भी डिवाइस पर सेम फ़ॉन्ट दिखाने के लिए, अगर PDF में पूरा फ़ॉन्ट डेटा एम्बेड करने की सेटिंग ऑन है, तो सिर्फ़ टेक्स्ट होने के बावजूद फ़ाइल का साइज़ बढ़ जाता है।
- संपादन के लिए शेष डेटा रहना:Illustrator जैसे सॉफ़्टवेयर से बनी PDF में अक्सर एडिटिंग डेटा (जैसे लेयर स्ट्रक्चर) सेव रह जाता है, ताकि उसे बाद में फिर से एडिट किया जा सके।
【Mac यूज़र्स के लिए】 डिफ़ॉल्ट 'Preview' ऐप से कंप्रेस करना
यदि आप Mac का उपयोग कर रहे हैं, तो आप डिफ़ॉल्ट 'Preview' ऐप का उपयोग करके बिना कोई अन्य ऐप इंस्टॉल किए PDF को कंप्रेस कर सकते हैं।
- Preview ऐप में उस PDF फ़ाइल को खोलें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं।
- मेनू बार में "File" > "Export..." पर क्लिक करें।
- एक सेटिंग्स विंडो खुलेगी, उसमें 'Quartz Filter' ड्रॉपडाउन मेनू से:"Reduce File Size" (फ़ाइल आकार घटाएं)चुनें।
- 'Save' पर क्लिक करने से कंप्रेस की गई नई PDF सेव हो जाएगी।
※ ध्यान दें: यह तरीका बहुत आसान है, लेकिन इसके बाद इमेज क्वालिटी काफ़ी कम हो सकती है। ख़ासकर अगर PDF में छोटे टेक्स्ट या डायग्राम हैं, तो सेव करने के बाद फ़ाइल को खोलकर ज़रूर चेक कर लें कि सब कुछ साफ़-साफ़ पढ़ा जा रहा है या नहीं।
【Windows यूज़र्स के लिए】 Microsoft Word का इस्तेमाल करके कंप्रेस और सेव करना
Windows में सिर्फ़ PDF रीडर से फ़ाइलों को कंप्रेस करना मुश्किल है, लेकिन अगर आपके कंप्यूटर में Microsoft Office (Word) इंस्टॉल है, तो आप यह तरीका अपना सकते हैं।
- Word ओपन करें और उस PDF फ़ाइल को खोलें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं (अगर PDF को Word दस्तावेज़ में बदलने के बारे में कोई डायलॉग बॉक्स आए, तो 'OK' पर क्लिक करें)।
- "File" > "Save As" चुनें।
- फ़ाइल का प्रकार "PDF (*.pdf)" पर सेट करें।
- सेटिंग्स के भीतर प्रदर्शित अनुकूलन विकल्पों में से चुनें:"Minimum size (publishing online)" (न्यूनतम आकार)चुनें।
- और "Save" पर क्लिक करें।
Word अपने आप PDF के अंदर मौजूद इमेजेस को सही रिज़ॉल्यूशन में रीसाइज़ कर देता है, जिससे बिना लेआउट बिगड़े फ़ाइल का साइज़ कम हो जाता है।
मुफ़्त ऑनलाइन कंप्रेस टूल्स का उपयोग करना (सावधानी के साथ)
अगर डिफ़ॉल्ट OS फ़ीचर अच्छे से काम नहीं करते हैं या आप ज़्यादा कंप्रेस करना चाहते हैं, तो 'iLovePDF', 'Smallpdf' या 'Adobe Acrobat ऑनलाइन टूल' जैसी मुफ़्त वेब सर्विसेज़ का इस्तेमाल करना भी एक अच्छा विकल्प है। बस ब्राउज़र पर PDF को ड्रैग-एंड-ड्रॉप करें, और कुछ ही सेकंड में कंप्रेस्ड PDF जेनरेट हो जाएगी।
【सुरक्षा चेतावनी!】
ये ऑनलाइन टूल्स काफ़ी सुविधाजनक होते हैं, लेकिन ये आपकी अपलोड की गई फ़ाइलों को बाहरी सर्वर पर भेजते हैं, भले ही कुछ समय के लिए ही क्यों न हो। इसलिए:पर्सनल जानकारी, कंपनी का कॉन्फिडेंशियल डेटा, कॉन्ट्रैक्ट या किसी प्रोजेक्ट की अहम जानकारी वाले ज़रूरी दस्तावेज़ भूलकर भी अपलोड न करें, जिनके लीक होने का ख़तरा हो।सुरक्षा के लिए, इन सेवाओं का उपयोग केवल सार्वजनिक रूप से साझा करने योग्य ब्रोशर या सामान्य संदर्भ सामग्री को कंप्रेस करने तक ही सीमित रखें।
"FS!QR" के साथ भारी कंप्रेस्ड फाइलें या संवेदनशील डेटा सुरक्षित रूप से भेजें
अगर आपको लगता है कि 'कंप्रेस करने के बाद भी ईमेल की लिमिट पार हो रही है' या 'फ़ाइल कॉन्फिडेंशियल है, इसलिए बाहरी ऑनलाइन टूल्स का इस्तेमाल नहीं करना है', तो सबसे अच्छा तरीका है कि उसे ईमेल में अटैच करने के बजाय 'ID/पासवर्ड वाली सुरक्षित फ़ाइल शेयरिंग लिंक' बनाकर भेजा जाए।
मुफ़्त फ़ाइल शेयरिंग सर्विस 'FS!QR' से आप सीधे ब्राउज़र में ड्रैग-एंड-ड्रॉप करके PDF अपलोड कर सकते हैं और उसे भेजने के लिए उसी वक़्त डाउनलोड URL या QR कोड जनरेट कर सकते हैं।
रखने की अवधि समाप्त होने पर सेवा अपने प्रबंधित रिकॉर्ड और फ़ाइलें हटा देती है; बैकअप और प्राप्तकर्ता के डिवाइस पर सहेजी गई प्रतियां रह सकती हैं।