【Mac/Windows】PDF 용량이 너무 클 때! 무료로 파일을 압축해 용량을 줄이는 간편한 방법
업무나 일상에서 자주 사용되는 'PDF 파일'. 하지만 이미지가 많이 포함되어 있거나 여러 페이지로 구성된 자료의 경우, 파일 크기가 수십 MB까지 커질 수 있습니다. 일반적인 비즈니스 메일의 첨부 파일 용량 제한(보통 2MB~10MB 내외)을 초과해 '메일이 전송되지 않아' 당황했던 경험이 있으신 분들이 많을 것입니다.
PDF 용량이 커지는 원인은 대부분 파일에 내장된 고해상도 이미지나 글꼴(폰트) 정보 때문입니다. 본 기사에서는 유료 소프트웨어 없이 Mac과 Windows의 기본 기능 또는 무료 웹 서비스를 이용해 PDF 파일 용량을 안전하게 압축하는 구체적인 단계를 소개합니다.
PDF 용량이 커지는 주요 원인
해결 방법을 알아보기 전에 PDF 용량이 커지는 원인을 미리 파악해 두면, 문서를 작성할 때 사전에 예방할 수 있습니다.
- 고해상도 이미지 내장:카메라나 스마트폰으로 촬영한 고화질 사진을 그대로 붙여넣어 PDF로 변환하면, 원본 화질 그대로 파일에 저장되어 용량이 매우 커집니다.
- 글꼴(텍스트) 데이터 내장:어느 기기에서 열어도 동일한 폰트로 표시하기 위해 PDF 내에 폰트 데이터를 모두 내장하도록 설정되어 있는 경우, 텍스트 위주의 파일이라도 용량이 커집니다.
- 편집용 데이터 잔존:Illustrator 등으로 제작된 PDF 파일은 원본 프로그램에서 다시 편집하기 위한 정보(레이어 구조 등)가 파일에 그대로 남아 있어 용량이 커질 수 있습니다.
【Mac 사용자】 기본 기능 '미리보기'로 압축하기
Mac을 사용 중이라면 기본 앱인 '미리보기'를 이용해 추가 앱 설치 없이 PDF를 압축할 수 있습니다.
- 압축하려는 PDF 파일을 '미리보기' 앱으로 엽니다.
- 메뉴 바에서 '파일' > '내보내기...'를 클릭합니다.
- 설정 창이 나타나면 'Quartz 필터' 드롭다운 메뉴에서'Reduce File Size(파일 크기 줄이기)'를 선택합니다.
- '저장'을 클릭하면 압축된 새로운 PDF 파일이 생성됩니다.
※주의사항: 이 방법은 매우 간편하지만, 저장 후 화질이 크게 저하될 수 있습니다. 특히 얇은 글씨나 도면이 포함된 PDF의 경우, 저장 후 파일을 열어 글자를 읽는 데 문제가 없는지 꼭 확인해야 합니다.
【Windows 사용자】 Microsoft Word를 활용해 압축 저장하기
Windows 환경에서는 PDF 뷰어 프로그램만으로 압축하기 어렵지만, Microsoft Office(Word)가 설치되어 있다면 아래의 요령을 활용할 수 있습니다.
- Word 프로그램을 실행하고 압축하려는 PDF 파일을 엽니다(PDF에서 Word 문서로의 변환 확인 메시지가 나타나면 '확인'을 누릅니다).
- '파일' > '다른 이름으로 저장'을 선택합니다.
- 파일 형식을 'PDF(*.pdf)'로 설정합니다.
- 설정 항목 중 최적화 옵션에서'최소 크기(온라인 게시)'를 선택합니다.
- 를 선택한 뒤 '저장'을 클릭합니다.
Word가 PDF 안의 이미지를 자동으로 알맞은 해상도로 조절해 주기 때문에, 레이아웃 깨짐이 거의 없는 상태로 파일 용량을 줄일 수 있습니다.
무료 온라인 압축 도구 사용하기(주의사항 있음)
OS 기본 기능으로 압축이 잘 되지 않거나 더 강력한 압축을 원한다면 'iLovePDF', 'Smallpdf', 'Adobe Acrobat 온라인 도구' 등의 무료 웹 서비스를 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 브라우저 창에 PDF를 드래그 앤 드롭하기만 하면 몇 초 만에 최적화된 PDF 파일이 만들어집니다.
【보안 주의사항!】
이러한 온라인 도구들은 매우 편리하지만, 업로드한 파일을 일시적이나마 외부 서버로 전송하게 됩니다. 그렇기 때문에 개인정보나 기업 기밀 정보, 계약서, 미공개 프로젝트 자료 등 외부 유출 시 문제가 될 수 있는 중요 문서는 절대 업로드하지 마십시오.누구나 볼 수 있는 홍보 책자나 일반적인 자료를 압축할 때만 제한적으로 사용하는 것이 안전합니다.
압축 후에도 파일 용량이 크거나 중요 데이터를 안전하게 전송하려면 'FS!QR'
압축했음에도 파일 크기가 이메일 전송 제한을 초과하거나 보안상 외부 온라인 서비스를 이용하고 싶지 않다면, 이메일 첨부 방식 대신'안전한 파일 공유 링크'를 생성하여 보내는 방법이 가장 좋습니다.
무료 파일 공유 서비스「FS!QR」를 사용하면 브라우저에 PDF 파일을 드래그 앤 드롭해 즉석에서 다운로드 링크나 QR 코드를 발급받아 상대방에게 전달할 수 있습니다.
FS!QR은 업로드된 파일을 비밀번호로 보호할 수 있어 잘못된 전송이나 제3자의 가로채기를 방지할 수 있습니다. 또한 지정된 기간이 지나면 서버에서 파일이 영구 삭제되어 전송한 파일이 계속 인터넷상에 보존되는 보안 위험도 없습니다. 이메일로 전송할 수 없는 대용량 PDF나 보안이 철저해야 하는 비즈니스 문서 전송에 FS!QR을 적극 활용해 보세요.