【Mac/Windows】PDF-bestand is te groot! Eenvoudige en gratis manieren om PDF-bestanden te verkleinen

PDF-bestanden worden veel gebruikt voor werk en privé. Maar als ze veel afbeeldingen of pagina's bevatten, kan de bestandsgrootte oplopen tot tientallen megabytes. Veel mensen hebben wel eens meegemaakt dat een e-mail niet kon worden verzonden omdat de bijlage de limiet (meestal tussen 2 MB en 10 MB) overschreed.

De belangrijkste oorzaken van te grote PDF-bestanden zijn ingebedde afbeeldingen met een hoge resolutie of lettertypegegevens. In dit artikel leggen we de concrete stappen uit om PDF-bestanden veilig te comprimeren met behulp van ingebouwde functies van Mac en Windows of gratis online tools, zonder dat je betaalde software nodig hebt.

Belangrijkste oorzaken van te grote PDF-bestanden

Voordat je naar oplossingen zoekt, helpt het begrijpen van de oorzaken om grote bestanden al tijdens het maken te voorkomen.

• Ingebedde afbeeldingen met hoge resolutie:Als je foto's van hoge kwaliteit die met een camera of smartphone zijn gemaakt rechtstreeks in een PDF invoegt, worden ze in die resolutie opgeslagen, waardoor het bestand erg groot wordt.
• Ingebedde lettertypen:Om te zorgen dat een bestand op elk apparaat met hetzelfde lettertype wordt weergegeven, kunnen lettertypegegevens volledig in de PDF worden ingebed. Dit vergroot het bestand, zelfs bij documenten met voornamelijk tekst.
• Resterende bewerkingsgegevens:Bij PDF's die zijn gemaakt met software zoals Illustrator, kunnen gegevens voor latere bewerking (zoals de lagenstructuur) in het bestand behouden blijven, wat de grootte verhoogt.

【Voor Mac-gebruikers】Comprimeren met de standaard-app 'Voorvertoning'

Als je een Mac gebruikt, kun je PDF-bestanden comprimeren met de standaard-app 'Voorvertoning', zonder extra software te installeren.

1. Open het PDF-bestand dat je wilt comprimeren in de app 'Voorvertoning'.
2. Klik in de menubalk op 'Archief' > 'Exporteer...'.
3. Kies in het instellingenvenster in het vervolgkeuzemenu 'Quartz-filter'de optie 'Reduce File Size' (bestandsgrootte verkleinen)uit te kiezen.
4. Klik op 'Bewaar' om de gecomprimeerde PDF op te slaan.

Let op: Hoewel deze methode erg handig is, kan de beeldkwaliteit van het opgeslagen PDF-bestand aanzienlijk verslechteren. Open het bestand na het opslaan om de leesbaarheid te controleren, vooral als het kleine letters of gedetailleerde tekeningen bevat.

【Voor Windows-gebruikers】Gecomprimeerd opslaan met Microsoft Word

Onder Windows is comprimeren met alleen een PDF-lezer vaak lastig, maar als je Microsoft Office (Word) hebt geïnstalleerd, kunt u de volgende truc gebruiken.

1. Start Word en open het PDF-bestand dat je wilt comprimeren (klik op 'OK' als er een dialoogvenster verschijnt over het converteren van PDF naar Word).
2. Kies 'Bestand' > 'Opslaan als'.
3. Stel het opslagformaat (bestandstype) in op 'PDF (*.pdf)'.
4. Kies bij de weergegeven optimalisatie-opties voor'Minimale grootte (online publiceren)'uit te kiezen.
5. en klik op 'Opslaan'.

Word past de afbeeldingen in de PDF automatisch aan naar een geschikte resolutie, waardoor het bestand kleiner wordt met minimaal kwaliteitsverlies van de lay-out.

Gratis online compressie-tools gebruiken (let op)

Als de standaardfuncties van het besturingssysteem niet werken of als je een sterkere compressie wilt, kun je gratis webdiensten zoals 'iLovePDF', 'Smallpdf' of de 'Adobe Acrobat online tools' gebruiken. Sleep de PDF gewoon naar je browser om binnen enkele seconden een geoptimaliseerd bestand te maken.

【Veiligheidswaarschuwing!】
Deze online tools zijn erg handig, maar ze sturen je bestand naar een externe server, al is het maar tijdelijk. Daarom geldt:upload nooit belangrijke documenten waarvan het lekken schadelijk kan zijn, zoals persoonlijke gegevens, bedrijfsgeheimen, contracten of vertrouwelijke projectstukken.Gebruik deze diensten voor de veiligheid alleen voor openbare brochures of algemeen informatiemateriaal.

Bestanden die na compressie te groot blijven of gevoelige gegevens veilig verzenden met 'FS!QR'

'Ik heb het gecomprimeerd, maar het overschrijdt nog steeds de bijlagelimiet' of 'Het is vertrouwelijke informatie, dus ik wil geen online tools gebruiken'. In deze gevallen moet je het bestand niet als bijlage verzenden,maar een 'beveiligde link voor het delen van bestanden'maken.

Een gratis dienst voor het delen van bestanden「FS!QR」stelt je in staat om de PDF eenvoudig via drag-and-drop in de browser te uploaden. Er wordt direct een download-URL en een QR-code voor de ontvanger gemaakt.

Met FS!QR kun je geüploade bestanden beveiligen met een wachtwoord om verkeerde verzending of onbevoegde toegang te voorkomen. Bovendien worden de gegevens na de ingestelde periode automatisch en volledig van de server verwijderd, zodat er geen beveiligingsrisico is dat bestanden op internet blijven staan. Gebruik FS!QR voor het verzenden van grote PDF's of vertrouwelijke zakelijke documenten.