【Mac/Windows】ไฟล์ PDF ขนาดใหญ่เกินไป! วิธีง่ายๆ ในการบีบอัดไฟล์ PDF ให้เล็กลงฟรี
ไฟล์ PDF เป็นที่นิยมใช้งานแพร่หลายทั้งในเรื่องงานและชีวิตประจำวัน อย่างไรก็ตาม หากไฟล์นั้นมีรูปภาพจำนวนมากหรือมีจำนวนหลายหน้า ขนาดไฟล์ก็อาจบวมขึ้นไปถึงหลายสิบ MB จนเกินขีดจำกัดไฟล์แนบของอีเมลธุรกิจส่วนใหญ่ (โดยทั่วไปจะจำกัดอยู่ที่ประมาณ 2MB ถึง 10MB) จนทำให้หลายคนเคยเจอกับสถานการณ์ชวนปวดหัวอย่าง "ส่งอีเมลไม่ผ่าน" มาแล้ว
สาเหตุหลักที่ทำให้ PDF มีขนาดใหญ่นั้น เกิดจากไฟล์รูปภาพความละเอียดสูงที่แนบไว้ในเอกสาร หรือการฝังข้อมูลฟอนต์ตัวอักษร ในบทความนี้ เราจะพาไปดูขั้นตอนปฏิบัติจริงในการบีบอัดขนาดไฟล์ PDF ให้ปลอดภัยโดยใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของ Mac หรือ Windows หรือบริการเว็บฟรี โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ราคาแพง
สาเหตุสำคัญที่ทำให้ไฟล์ PDF มีขนาดใหญ่เกินไป
การเข้าใจสาเหตุที่ทำให้เอกสาร PDF มีขนาดใหญ่ก่อนที่จะเรียนรู้วิธีการแก้ไข จะช่วยป้องกันปัญหาตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างเอกสารได้
- รูปภาพความละเอียดสูงที่แนบอยู่ในไฟล์:หากคุณวางรูปภาพคุณภาพสูงที่ถ่ายจากกล้องหรือมือถือลงไปในเอกสารโดยตรงก่อนแปลงเป็น PDF รูปภาพเหล่านั้นจะถูกบันทึกด้วยความละเอียดดั้งเดิม ส่งผลให้ขนาดไฟล์ PDF ใหญ่ตามไปด้วย
- ฟอนต์อักษรที่ฝังอยู่ในไฟล์:เพื่อแสดงผลฟอนต์เดิมเมื่อเปิดบนอุปกรณ์ใดๆ หากมีการตั้งค่าฝังข้อมูลฟอนต์ตัวอักษรทั้งหมดลงใน PDF ขนาดไฟล์จะเพิ่มขึ้น แม้ว่าเนื้อหาส่วนใหญ่จะเป็นตัวอักษรก็ตาม
- ข้อมูลสำหรับการแก้ไขเพิ่มเติมที่ตกค้าง:สำหรับไฟล์ PDF ที่สร้างจากโปรแกรมออกแบบ เช่น Illustrator ข้อมูลที่ใช้สำหรับการแก้ไขภายหลัง (เช่น โครงสร้างเลเยอร์) อาจยังถูกเก็บค้างไว้ในไฟล์
【สำหรับผู้ใช้ Mac】 บีบอัดไฟล์ด้วยโปรแกรมเริ่มต้น "Preview" (ดูตัวอย่าง)
หากใช้เครื่อง Mac คุณสามารถบีบอัดขนาดไฟล์ PDF ได้ทันทีโดยไม่ต้องลงแอปเพิ่ม ด้วยการใช้โปรแกรมเริ่มต้นของระบบอย่าง "Preview" (ดูตัวอย่าง)
- เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการบีบอัดในโปรแกรม "Preview"
- คลิกเลือก "ไฟล์" (File) > "ส่งออก..." (Export...) บนแถบเมนูหลัก
- หน้าต่างตั้งค่าจะเปิดขึ้น ให้เลือกเมนูย่อยของช่อง "ตัวกรอง Quartz" (Quartz Filter):"Reduce File Size" (ลดขนาดไฟล์)เพื่อนำไปใช้งาน
- คลิก "บันทึก" (Save) เพื่อส่งออกไฟล์ PDF ใหม่ที่ถูกบีบอัดเรียบร้อยแล้ว
*ข้อควรระวัง: วิธีนี้ทำได้ง่ายมากแต่คุณภาพความละเอียดของภาพหลังจากส่งออกอาจลดลงและดูหยาบขึ้น โดยเฉพาะกับไฟล์ PDF ที่มีอักษรขนาดเล็กหรือแบบแปลนรายละเอียดสูง โปรดเปิดตรวจสอบความคมชัดและอ่านง่ายหลังจากการบันทึกเสร็จสิ้นทุกครั้ง
【สำหรับผู้ใช้ Windows】 บีบอัดและลดขนาดไฟล์โดยใช้ Microsoft Word
สำหรับระบบปฏิบัติการ Windows การบีบอัดไฟล์ผ่านโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ทั่วไปอาจจะทำได้ยาก แต่ถ้าในเครื่องลง Microsoft Office (Word) ไว้ ก็สามารถใช้วิธีพลิกแพลงดังต่อไปนี้ได้
- เปิดโปรแกรม Word แล้วทำการเปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการลดขนาด (หากมีกล่องข้อความยืนยันเรื่องการแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสาร Word ให้คลิก "ตกลง")
- เลือก "ไฟล์" (File) > "บันทึกเป็น" (Save As)
- ตั้งค่ารูปแบบชนิดไฟล์เอกสารเป็น "PDF (*.pdf)"
- ในตัวเลือกการปรับแต่งประสิทธิภาพ ให้เลือกหัวข้อ:"ขนาดต่ำสุด (เผยแพร่ออนไลน์)"เพื่อนำไปใช้งาน
- แล้วคลิก "บันทึก"
Word จะปรับลดขนาดของรูปภาพในเอกสาร PDF เป็นความละเอียดที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ช่วยลดขนาดไฟล์ลงได้โดยไม่กระทบต่อโครงสร้างการจัดหน้ามากนัก
ใช้เครื่องมือบีบอัดออนไลน์ฟรี (มีเรื่องที่ต้องระมัดระวัง)
ในกรณีที่ฟังก์ชันมาตรฐานของ OS ทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร หรือคุณต้องการบีบอัดไฟล์ให้เล็กลงอีก การเลือกใช้บริการเว็บฟรี เช่น "iLovePDF", "Smallpdf" หรือ "เครื่องมือออนไลน์ Adobe Acrobat" ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี เพียงแค่ลากและวางไฟล์ PDF ลงในเบราว์เซอร์ ระบบจะสร้างไฟล์ PDF ที่ผ่านการปรับแต่งให้เหมาะสมภายในเวลาไม่กี่วินาที
【ข้อควรระวังเพื่อความปลอดภัย!】
แม้ว่าเครื่องมือออนไลน์เหล่านี้จะอำนวยความสะดวกได้ดีเยี่ยม แต่ไฟล์ของคุณจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายนอกแม้จะเป็นการชั่วคราวก็ตาม ดังนั้น:ห้ามอัปโหลดเอกสารสำคัญที่ไม่ต้องการให้เกิดการรั่วไหลเด็ดขาด เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ความลับของบริษัท สัญญาข้อตกลง หรือรายละเอียดโครงการที่ยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณะเพื่อความปลอดภัย ควรใช้บริการเหล่านี้เพื่อบีบอัดเอกสารทั่วไปหรือโบรชัวร์ประชาสัมพันธ์ที่สามารถเปิดเผยได้เท่านั้น
วิธีแชร์ไฟล์ PDF ขนาดใหญ่หลังบีบอัด หรือไฟล์เอกสารสำคัญอย่างปลอดภัย: เลือกใช้ "FS!QR"
ในกรณีที่ "บีบอัดแล้วแต่ไฟล์ยังเกินขีดจำกัดการแนบอีเมล" หรือ "เป็นข้อมูลลับ จึงไม่อยากใช้เครื่องมือบีบอัดออนไลน์ภายนอก" วิธีที่เหมาะสมคือไม่แนบไฟล์ในอีเมล แต่สร้างและส่ง "ลิงก์แชร์ไฟล์ที่จำกัดการเข้าถึงด้วย ID และรหัสผ่าน"
ด้วยบริการแชร์ไฟล์ฟรี "FS!QR" คุณเพียงแค่ลากและวางไฟล์ PDF บนเบราว์เซอร์เพื่อสร้าง URL ดาวน์โหลดหรือรหัส QR สำหรับส่งต่อได้ทันที
บริการจะลบระเบียนและไฟล์ที่จัดการเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา แต่ข้อมูลสำรองและสำเนาในอุปกรณ์ผู้รับอาจยังคงอยู่