【Mac/Windows】Tệp PDF có dung lượng lớn! Hướng dẫn chi tiết cách nén và giảm dung lượng PDF miễn phí

Tệp PDF là định dạng được sử dụng phổ biến trong cả công việc lẫn cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, nếu tệp chứa nhiều hình ảnh hoặc tài liệu kéo dài nhiều trang, dung lượng tệp có thể phình to lên tới hàng chục MB. Bạn có lẽ từng gặp phải tình huống bối rối khi vượt quá giới hạn dung lượng đính kèm email thông thường (thường từ 2MB đến 10MB) khiến email không gửi đi được.

Nguyên nhân chủ yếu khiến PDF có dung lượng lớn nằm ở các hình ảnh độ phân giải cao được nhúng trong tệp hoặc dữ liệu phông chữ. Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn các bước cụ thể để nén dung lượng tệp PDF một cách an toàn bằng các tính năng mặc định của Mac hoặc Windows hoặc các dịch vụ web miễn phí mà không cần dùng đến phần mềm trả phí chuyên dụng.

Các nguyên nhân chính khiến tệp PDF có dung lượng lớn

Việc nắm rõ lý do vì sao tệp PDF lại nặng trước khi tìm hiểu cách khắc phục sẽ giúp bạn chủ động phòng tránh khi tạo tài liệu.

  • Nhúng hình ảnh có độ phân giải cao:Nếu bạn chèn trực tiếp các bức ảnh chất lượng cao chụp bằng máy ảnh hoặc điện thoại rồi chuyển đổi sang định dạng PDF, hình ảnh sẽ được lưu ở chất lượng gốc đó, khiến dung lượng tệp tăng lên rất nhiều.
  • Nhúng dữ liệu phông chữ (chữ viết):Để tài liệu hiển thị cùng một phông chữ trên mọi thiết bị, nếu cài đặt nhúng toàn bộ dữ liệu phông chữ vào PDF được bật, dung lượng tệp sẽ tăng lên ngay cả khi tài liệu chủ yếu là văn bản.
  • Dữ liệu chỉnh sửa còn sót lại:Đối với các tệp PDF được tạo bằng các phần mềm như Illustrator, thông tin dùng để chỉnh sửa lại (chẳng hạn như cấu trúc lớp) có thể vẫn được giữ lại bên trong tệp.

【Dành cho người dùng Mac】 Nén tệp bằng ứng dụng mặc định "Xem trước" (Preview)

Nếu đang sử dụng máy Mac, bạn có thể nén tài liệu PDF mà không cần cài đặt thêm bất kỳ ứng dụng nào bằng cách dùng ứng dụng mặc định "Xem trước" (Preview).

  1. Mở tệp PDF muốn nén bằng ứng dụng "Xem trước".
  2. Nhấp chọn "Tệp" (File) > "Xuất..." (Export...) trên thanh menu.
  3. Cửa sổ cài đặt sẽ mở ra, từ menu thả xuống của mục "Bộ lọc Quartz" (Quartz Filter), chọn:"Reduce File Size" (Giảm kích thước tệp)để áp dụng.
  4. Nhấp chọn "Lưu" (Save) để xuất ra tệp PDF mới đã được nén.

*Lưu ý: Mặc dù phương pháp này rất đơn giản nhưng chất lượng hình ảnh sau khi xuất ra có thể bị giảm sút và trở nên thô ráp. Đặc biệt đối với các tệp PDF chứa chữ nhỏ hoặc các bản vẽ kỹ thuật, hãy chắc chắn mở lại tệp sau khi lưu để kiểm tra xem nội dung có dễ đọc hay không.

【Dành cho người dùng Windows】 Nén và lưu tệp bằng Microsoft Word

On Windows, it is difficult to compress files using only PDF readers, but if you have Microsoft Office (Word) installed, you can use the following workaround.

  1. Mở ứng dụng Word và chọn mở tệp PDF cần nén (nếu xuất hiện hộp thoại xác nhận về việc chuyển đổi từ PDF sang tài liệu Word, hãy nhấp chọn "OK").
  2. Chọn "Tệp" (File) > "Lưu dưới dạng" (Save As).
  3. Thiết lập định dạng tệp lưu trữ là "PDF (*.pdf)".
  4. Trong các tùy chọn tối ưu hóa hiển thị trong mục cài đặt, chọn:"Tối thiểu hóa kích thước (phát hành trực tuyến)"để áp dụng.
  5. rồi nhấp chọn "Lưu".

Word sẽ tự động điều chỉnh lại kích thước các hình ảnh bên trong tệp PDF về độ phân giải phù hợp, cho phép bạn nén dung lượng tệp mà không làm ảnh hưởng nhiều đến bố cục ban đầu.

Sử dụng các công cụ nén trực tuyến miễn phí (Những điều cần lưu ý)

Nếu các tính năng có sẵn của hệ điều hành hoạt động không tốt hoặc bạn muốn nén dung lượng mạnh hơn, việc sử dụng các dịch vụ web miễn phí như "iLovePDF", "Smallpdf" hoặc "công cụ trực tuyến Adobe Acrobat" cũng là một lựa chọn tốt. Bạn chỉ cần kéo và thả tệp PDF vào trình duyệt, công cụ sẽ tạo ra tệp PDF tối ưu chỉ trong vài giây.

【Cảnh báo bảo mật!】
Mặc dù các công cụ trực tuyến này rất tiện lợi nhưng chúng sẽ truyền tệp bạn đã tải lên đến các máy chủ bên ngoài, dù chỉ là tạm thời. Do đó:Tuyệt đối không tải lên các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm không được phép rò rỉ như thông tin cá nhân, bí mật doanh nghiệp, hợp đồng hoặc tài liệu dự án chưa công bố.Để đảm bảo an toàn, chỉ nên sử dụng các dịch vụ này để nén các tài liệu thông thường hoặc tài liệu quảng cáo có thể công khai rộng rãi.

Để gửi các tài liệu nén vẫn còn dung lượng nặng hoặc dữ liệu quan trọng một cách an toàn: Sử dụng "FS!QR"

Trong trường hợp "tệp vẫn vượt quá giới hạn đính kèm email mặc dù đã nén" hoặc "bạn lo ngại về bảo mật nên không muốn dùng các công cụ trực tuyến bên thứ ba", thay vì đính kèm qua email, phương pháp tốt nhất là:"Đường liên kết chia sẻ tệp an toàn"tạo và gửi một liên kết chia sẻ tệp an toàn.

dịch vụ chia sẻ tệp miễn phí「FS!QR」Với một dịch vụ chia sẻ tệp miễn phí, bạn có thể tải tệp PDF lên bằng cách kéo thả trên trình duyệt để tạo ngay URL tải xuống hoặc mã QR cho người nhận.

FS!QR cho phép bảo vệ tệp tải lên bằng mật khẩu (mật mã), ngăn ngừa việc gửi nhầm cho bên thứ ba hoặc bị nghe trộm. Hơn nữa, vì dữ liệu sẽ được xóa hoàn toàn khỏi máy chủ sau khi hết hạn cài đặt, bạn sẽ không phải lo ngại rủi ro bảo mật về việc "tệp đã gửi sẽ tồn tại vĩnh viễn trên internet". Hãy sử dụng FS!QR để gửi các tệp PDF nặng không thể đính kèm email hoặc để giao dịch các tài liệu kinh doanh đòi hỏi tính bảo mật cao.

Quay lại danh sách bài viết