【Mac/Windows】PDF檔案太大？免費壓縮並減小PDF大小的簡單方法
無論是在工作中還是在個人生活中，我們都經常使用「PDF檔案」。但是，如果文件之中包含大量圖片，或者包含多個頁面，檔案體積可能會膨脹到幾十MB。這也經常會超過一般商務郵件的附件上限（通常在2MB至10MB左右），很多人可能都曾遇到過「郵件寄不出去！」的焦急情況。
PDF檔案過大的主要原因大多在於檔案內嵌入的高解析度圖片或字型資訊。在本文中，我們將為您介紹如何不使用專門的付費軟體，而是利用Mac、Windows的內建功能或免費線上Web服務來安全壓縮PDF檔案大小的具體步驟。
導致PDF檔案過大的主要原因
在了解解決方法之前，先搞清楚為什麼PDF會變重，有助於您在後續建立檔案時進行預防。
- 嵌入了高解析度圖片：如果在製作PDF時直接貼上相機或手機拍攝的高清相片，相片會以原始畫質儲存在檔案中，從而導致檔案容量非常大。
- 嵌入了字型資訊：為了確保檔案在任何裝置上開啟時都顯示相同的字型，如果設定了將字型資料完整嵌入到PDF中，即使內容以文字為主，檔案大小也會增加。
- 殘留了編輯資料：如果是用Illustrator等軟體產生的PDF，檔案中可能會保留用於在原軟體中再次編輯的資訊（如圖層結構等）。
【Mac用戶】使用內建功能「預覽」進行壓縮
如果您正在使用Mac，可以透過系統內建的「預覽」應用程式直接壓縮PDF，無需下載額外軟體。
- 在「預覽」應用程式中開啟需要壓縮的PDF檔案。
- 點擊選單列上的「檔案」 ＞ 「輸出...」。
- 系統將彈出一個設定視窗，在「Quartz 濾鏡」下拉式選單中選擇：「Reduce File Size（縮小檔案大小）」以確認選擇。
- 點擊「儲存」，系統就會產生並輸出壓縮後的新PDF檔案。
※注意事項：雖然這個方法非常方便，但輸出後的畫質可能會變得比較粗糙。特別是對於含有細小文字或設計圖紙的PDF，儲存後請務必開啟檔案，確認可讀性是否存在問題。
【Windows用戶】使用Microsoft Word進行壓縮儲存
在Windows上，僅使用PDF閱讀器可能難以實現壓縮，但如果您安裝了Microsoft Office（Word），可以使用以下小技巧。
- 啟動Word應用程式，並在Word中開啟想要壓縮的PDF檔案（如果彈出關於將PDF轉換為Word文件的確認提示框，請點擊「確定」）。
- 點擊「檔案」 ＞ 「另存新檔」。
- 將儲存格式（檔案類型）設定為「PDF (*.pdf)」。
- 在設定項中顯示的最佳化選項中選擇：「最小大小（線上發佈）」以確認選擇。
- 並點擊「儲存」。
Word會自動將PDF中的圖片縮放到合適的像素大小，從而在儘量保證排版不發生錯亂的情況下實現檔案瘦身。
使用免費的線上壓縮工具（有注意事項）
如果使用作業系統內建的功能效果不佳，或者您想進行更強力的壓縮，也可以使用像「iLovePDF」、「Smallpdf」或「Adobe Acrobat線上工具」等免費的網頁版線上服務。只需在瀏覽器中拖放PDF檔案，就能在幾秒內為您生成最佳化後的PDF。
【安全防範提示！】
雖然這些線上工具非常方便，但畢竟需要將您上傳的檔案傳送到外部伺服器。因此：切勿上傳涉及個人隱私、企業商業秘密、合約或未公開專案資料等絕不能洩漏的重要檔案。安全起見，應僅在壓縮可以公開的宣傳畫冊或普通資料時使用這些服務。
如何安全傳送壓縮後依然過大的檔案或重要資料：「FS!QR」
如果遇到「即便進行了壓縮，檔案大小仍超過了郵件附件限制」或「因為含有敏感機密，不希望使用第三方的線上壓縮工具」的情況，相較於郵件附件，最合適的方法是：產生「安全的檔案共享連結」並傳送。
免費檔案共享服務「FS!QR」只需在瀏覽器中拖放PDF檔案完成上傳，即可當場生成供接收方下載的URL連結或二維碼。
FS!QR允許您使用密碼（提取碼）保護上傳的檔案，防止誤發給第三方或被竊聽。此外，設定的期限過後，伺服器上的資料將自動徹底清除，避免了「已傳送檔案永久留存在網際網路上」的安全風險。在傳送郵件無法承載的超大PDF或傳輸注重保密的商務文件時，歡迎體驗並利用FS!QR。