安全な共有のポイント

オンラインでファイルを共有する際は、まず共有先を明確にし、目的外の人に届かないよう注意する必要があります。招待リンクは公開範囲が広くなりがちなので、送信前に本当に相手のアドレスが正しいか確認し、社内外を問わず閲覧権限を最小限に設定することが第一歩です。

共有期間の管理も重要です。FS!QRではアップロードしたファイルが一定期間後に自動削除されるため、必要な相手にだけIDとパスワードを伝え、利用後は早めに削除を促すと安心です。

受け取り側の環境にも目を向けましょう。公共のWi-Fiや共有端末では通信内容が盗み見られる可能性があるため、HTTPSで暗号化されたサービスを選び、受信後はブラウザの履歴やダウンロードフォルダを速やかに整理するよう呼び掛けます。

不審な共有だと感じたら、IDやパスワードを変更するか、アップロードしたファイルを削除して対応しましょう。こうした基本的な配慮を積み重ねることで、安全な情報共有が日常的に実現できます。

社内外で複数の共有方法が混在している場合は、サービスごとに操作手順が異なるため誤送信が起こりやすくなります。取り扱うデータの機密度に応じてルールを定め、手順書や教育を通じて利用者間で共通認識を持つと、現場での混乱や事故を防ぐことができます。

また、共有先との信頼関係も忘れてはなりません。やむを得ず外部の個人と共有する場合は、共有後に不要となった情報を速やかに削除し、権限を確実に取り消すことで、情報の流出を最小限に抑えられます。

共有が終わったらIDとパスワードを知っている人が不用意に再配布しないよう周知し、必要に応じてファイルを削除する運用を心掛けましょう。