ファイル共有の送信前・受信後チェックリスト
安全なファイル共有は、暗号化されたサービスを選ぶだけでは完成しません。実際の事故は、古い版を選ぶ、宛先を間違える、共有期限を確認しない、受信後の保存場所が分からない、といった手順の隙間で起こります。以下では、FS!QRを使う場合にも他のサービスを使う場合にも使える確認順をまとめます。
送信前：ファイルと宛先を一行で言える状態にする
アップロード前に「A社の担当者へ、6月版の見積書を、金曜日までに確認してもらう」のように、宛先・内容・期限を一行で書きます。次にファイルを開いて、個人情報、社内メモ、古い版、不要な添付が混ざっていないか確認します。ファイル名だけで判断せず、中身を見ることが重要です。
- 宛先の名前と連絡先が、直近の依頼内容と一致しているか。
- ファイルの版、日付、ページ数が、送る目的に合っているか。
- 共有期限が、相手の作業時間に対して長すぎたり短すぎたりしないか。
- 契約や社内規程で指定された保管場所を使うべき情報ではないか。
共有中：URLとパスワードを同じ場所に置かない
FS!QRでは共有ページのURLとパスワードが発行されます。URLをメールで送り、パスワードを別の連絡手段で伝えるなど、同じメッセージを見ただけで両方が分からない案内を検討します。ただし、相手が本人だと確認できる連絡先を使うことが前提です。別経路に分けること自体が目的ではなく、誤送信時に被害を広げないための手段です。
会議室のスクリーンにQRコードを表示する場合は、参加者以外が撮影できない位置かを確認します。オンライン会議で画面共有する場合は、録画や参加者の範囲も考慮してください。公開ページやSNSに貼ったURLは、後から削除しても既に保存された可能性があります。
受信前：相手が迷わない案内を添える
「リンクです」だけでなく、何のファイルか、どこを確認してほしいか、いつまでに返信が必要かを書きます。受信者が予想していない共有なら、リンクを開く前に送信者へ別の手段で確認してもらいます。ファイル共有サービスを装ったフィッシングもあるため、ドメイン名と依頼内容が一致しているかを確認します。
受信後：保存先と終了条件を確認する
受信者がダウンロードできたことは、送信者側の「送信済み」表示だけでは分かりません。締切のある資料では、受信者に短い受領連絡を依頼します。受信したファイルは、端末のダウンロードフォルダや写真アプリなど、実際に保存された場所を確認します。共有が終わったら、必要に応じてサービス上の共有を手動削除し、端末側のコピーやキャッシュの扱いも決めます。
FS!QRを使わない方がよいケース
監査ログ、細かな閲覧権限、長期保管、厳格な本人確認、社内承認ワークフローが必要な場合は、組織で承認された専用システムを優先してください。FS!QRは短期間の受け渡しを簡単にする道具です。サービスの仕様だけで組織の管理要件を満たすと判断せず、情報の管理者に確認してから利用しましょう。