Checkliste für die Dateifreigabe vor dem Senden und nach dem Empfang
Sichere Dateifreigabe entsteht nicht allein durch einen verschlüsselten Dienst. Unfälle passieren durch alte Versionen, falsche Empfänger, ungeprüfte Fristen oder unklare Speicherorte. Die folgende Prüfreihenfolge gilt für FS!QR und andere Dienste.
Vor dem Senden: Datei und Empfänger in einem Satz benennen
Notieren Sie vor dem Upload Empfänger, Inhalt und Frist in einer Zeile, etwa: „Die Juni-Kalkulation soll der Kontakt bei Firma A bis Freitag prüfen.“ Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie persönliche Daten, interne Notizen, alte Versionen und unnötige Anhänge.
- Stimmen Name und Kontaktdaten mit der letzten Anfrage überein?
- Passen Version, Datum und Seitenzahl zum Zweck des Versands?
- Ist die Freigabefrist für die Arbeitszeit des Empfängers zu lang oder zu kurz?
- Muss diese Information laut Vertrag oder interner Regel an einem bestimmten Ort gespeichert werden?
Während der Freigabe: URL und Passwort trennen
FS!QR stellt URL und Passwort bereit. Senden Sie die URL etwa per E-Mail und das Passwort über einen anderen, identitätsbestätigten Kanal. Die Trennung soll den Schaden bei einem Fehlversand begrenzen.
Prüfen Sie bei einem QR-Code auf der Meeting-Leinwand, ob Außenstehende ihn fotografieren können. Bei Online-Meetings berücksichtigen Sie Aufzeichnung und Teilnehmerkreis. Öffentlich veröffentlichte URLs können bereits gespeichert sein.
Vor dem Empfang: klare Hinweise geben
Schreiben Sie nicht nur „Hier ist der Link“, sondern Dateityp, Prüfpunkt und Antwortfrist. Bei unerwarteten Freigaben soll der Empfänger den Absender vor dem Öffnen über einen anderen Kanal bestätigen und Domain sowie Anfrage vergleichen.
Nach dem Empfang: Speicherort und Ende prüfen
Der Status „gesendet“ beweist keinen erfolgreichen Download. Bitten Sie bei Fristsachen um eine kurze Empfangsbestätigung, prüfen Sie den tatsächlichen Speicherort und legen Sie nach Ende fest, ob die Freigabe sowie Kopien und Caches gelöscht werden.
Wann FS!QR nicht geeignet ist
Bei Auditprotokollen, granularen Leserechten, Langzeitaufbewahrung, strenger Identitätsprüfung oder internen Freigaben hat ein genehmigtes Spezialsystem Vorrang. FS!QR erleichtert kurze Übergaben, ersetzt aber keine Organisationsanforderungen.