Consejos para compartir archivos de forma segura
Al compartir archivos en línea, en primer lugar es necesario dejar claro el destinatario y tener cuidado para que no llegue a las personas equivocadas. Dado que los enlaces de invitación tienden a tener un gran alcance, el primer paso es comprobar que la dirección de la persona es la correcta antes del envío, y configurar los permisos de visualización al mínimo, tanto dentro como fuera de la empresa.
La gestión del período de uso compartido también es importante. Como en FS!QR los archivos subidos se eliminan automáticamente pasado un tiempo, es más seguro compartir el ID y la contraseña solo con las personas necesarias y recomendarles que eliminen los archivos lo antes posible tras usarlos.
También hay que prestar atención al entorno del destinatario. Dado que en redes Wi-Fi públicas o dispositivos compartidos existe el riesgo de que se intercepte la comunicación, conviene elegir servicios cifrados con HTTPS y aconsejar que, tras la recepción, se borre rápidamente el historial del navegador y la carpeta de descargas.
Si el envío resulta sospechoso, tome medidas como cambiar la ID o contraseña, o borrar el archivo que ha subido. Al acumular estas precauciones básicas, se puede lograr un intercambio de información seguro de forma rutinaria.
Si se combinan varios métodos de uso compartido interna y externamente, es más fácil equivocarse al enviar porque los procedimientos cambian según el servicio. Establecer normas acordes a la confidencialidad de los datos y fomentar una comprensión común entre los usuarios mediante manuales y formación ayuda a prevenir confusiones y accidentes en el entorno de trabajo.
Tampoco hay que olvidar la relación de confianza con la persona con la que se comparte la información. Si se ve obligado a compartirla con personas externas, borrar rápidamente la información que ya no es necesaria y revocar los permisos pertinentes después del envío ayudará a minimizar las fugas de información.
Una vez finalizado el uso compartido, informe a las personas que conocen la ID y la contraseña para que no redistribuyan el archivo por descuido y asegúrese de borrar el archivo si es necesario.