Punti chiave per una condivisione sicura

Quando si condividono file online, è innanzitutto necessario chiarire il destinatario per evitare che raggiungano persone non interessate. Poiché i link di invito tendono ad avere un raggio di diffusione ampio, il primo passo è verificare se l'indirizzo del destinatario sia effettivamente corretto prima dell'invio e impostare i permessi di visualizzazione al minimo, sia all'interno che all'esterno dell'azienda.

Anche la gestione della durata di condivisione è importante. Poiché in FS!QR i file caricati vengono eliminati automaticamente dopo un certo periodo di tempo, è più sicuro comunicare l'ID e la password solo alle persone interessate, sollecitandole a eliminarli subito dopo l'uso.

Prestiamo attenzione anche all'ambiente del destinatario. Poiché i contenuti delle comunicazioni potrebbero essere intercettati su Wi-Fi pubblici o terminali condivisi, si raccomanda di scegliere servizi crittografati tramite HTTPS e, dopo la ricezione, di pulire rapidamente la cronologia del browser e la cartella dei download.

Se ritieni che una condivisione sia sospetta, intervieni cambiando l'ID o la password, oppure eliminando i file caricati. Accumulando queste precauzioni di base, è possibile realizzare quotidianamente una condivisione sicura delle informazioni.

Se all'interno e all'esterno dell'azienda coesistono diversi metodi di condivisione, le procedure operative variano da un servizio all'altro, aumentando il rischio di invii errati. Stabilire regole in base alla sensibilità dei dati trattati e sviluppare una consapevolezza condivisa tra gli utenti tramite manuali e formazione può prevenire confusione e incidenti sul campo.

Inoltre, non va dimenticata la fiducia con la controparte. Se si deve necessariamente condividere con un esterno, è possibile ridurre al minimo le fughe di informazioni eliminando tempestivamente i dati non più necessari e revocando in modo sicuro i permessi.

Al termine della condivisione, assicurati che chi conosce l'ID e la password non li ridistribuisca inavvertitamente e cerca di mantenere la prassi di eliminare i file se necessario.