Checklist per la condivisione di file prima dell'invio e dopo la ricezione
La condivisione sicura non consiste solo nello scegliere un servizio cifrato. Gli incidenti nascono spesso da lacune nella procedura: scegliere una versione vecchia, sbagliare destinatario, non controllare la scadenza o non sapere dove viene salvato il file. Di seguito riassumiamo un ordine di controlli valido per FS!QR e per altri servizi.
Prima dell'invio: descrivete file e destinatario in una riga
Prima del caricamento scrivete in una riga destinatario, contenuto e scadenza, ad esempio: far controllare al referente di A il preventivo di giugno entro venerdì. Poi aprite il file e verificate che non contenga dati personali, note interne, versioni vecchie o allegati inutili. È importante guardare il contenuto, non solo il nome.
- Nome e contatto del destinatario corrispondono alla richiesta più recente?
- Versione, data e numero di pagine sono adatti allo scopo dell'invio?
- La durata della condivisione è troppo lunga o troppo breve per il lavoro del destinatario?
- Il contenuto deve essere conservato nel luogo indicato dal contratto o dalle regole interne?
Durante la condivisione: non mettete URL e password nello stesso posto
FS!QR genera l'URL della pagina condivisa e una password. Valutate di inviare l'URL via email e la password tramite un altro canale, così un solo messaggio non rivela entrambi. Usate però un contatto che permetta di verificare l'identità del destinatario. Separare i canali è uno strumento per limitare i danni di un invio errato, non un fine in sé.
Se mostrate il codice QR sullo schermo di una sala, verificate che gli estranei non possano fotografarlo. Nelle riunioni online considerate registrazioni e pubblico. Un URL pubblicato su una pagina o sui social potrebbe essere già stato salvato anche dopo la rimozione.
Prima della ricezione: aggiungete istruzioni chiare
Non scrivete solo 'ecco il link': indicate quale file è, cosa controllare e entro quando rispondere. Se la condivisione è inattesa, chiedete al destinatario di verificare con il mittente tramite un altro canale prima di aprire il link. Controllate che dominio e richiesta corrispondano, perché esiste phishing che imita i servizi di condivisione.
Dopo la ricezione: verificate destinazione e conclusione
La dicitura 'inviato' del mittente non dimostra che il destinatario abbia scaricato il file. Per i documenti con scadenza chiedete una breve conferma. Controllate dove è stato effettivamente salvato, ad esempio nella cartella Download o nell'app Foto. Al termine eliminate manualmente la condivisione se necessario e definite come gestire copie e cache sul dispositivo.
Casi in cui è meglio non usare FS!QR
Se servono log di audit, permessi di visualizzazione dettagliati, conservazione a lungo termine, verifica rigorosa dell'identità o approvazioni interne, date priorità al sistema dedicato approvato dall'organizzazione. FS!QR semplifica gli scambi brevi: non decidete che le sole specifiche soddisfino i requisiti aziendali senza consultare il responsabile dei dati.