파일 공유 전송 전·수신 후 체크리스트
안전한 파일 공유는 암호화된 서비스를 선택하는 것만으로 완성되지 않습니다. 오래된 버전을 고르거나 수신자를 잘못 지정하고, 만료 기간이나 수신 후 저장 위치를 확인하지 않는 절차의 틈에서 사고가 발생합니다. FS!QR과 다른 서비스 모두에 적용할 확인 순서를 정리합니다.
전송 전: 파일과 수신자를 한 문장으로 설명하기
업로드 전에 ‘A사 담당자에게 6월 견적서를 금요일까지 확인받는다’처럼 수신자·내용·기한을 한 줄로 적습니다. 파일을 열어 개인정보, 내부 메모, 이전 버전, 불필요한 첨부가 섞이지 않았는지 확인하세요. 파일명만 보지 말고 내용을 확인하는 것이 중요합니다.
- 수신자의 이름과 연락처가 최근 요청과 일치하는가?
- 파일 버전·날짜·페이지 수가 전송 목적에 맞는가?
- 공유 기간이 상대의 작업 시간에 비해 너무 길거나 짧지 않은가?
- 계약이나 내부 규정에서 지정한 보관 장소를 사용해야 하는 정보는 아닌가?
공유 중: URL과 비밀번호를 같은 곳에 두지 않기
FS!QR에서는 공유 페이지 URL과 비밀번호가 발급됩니다. URL은 이메일로, 비밀번호는 다른 연락 수단으로 보내 한 메시지만으로 두 정보를 알 수 없게 하는 방법을 검토하세요. 단, 상대방 본인임을 확인할 수 있는 연락처를 사용해야 합니다. 경로를 나누는 목적은 오발송 피해를 줄이는 데 있습니다.
회의실 화면에 QR 코드를 표시할 때는 참가자 외 사람이 촬영할 수 없는 위치인지 확인합니다. 온라인 회의에서는 녹화와 참가자 범위도 고려하세요. 공개 페이지나 SNS에 올린 URL은 나중에 삭제해도 이미 저장되었을 수 있습니다.
수신 전: 상대가 혼란스럽지 않도록 안내하기
‘링크입니다’라고만 쓰지 말고 어떤 파일인지, 어디를 확인할지, 언제까지 답해야 하는지 적습니다. 예상하지 못한 공유라면 링크를 열기 전에 다른 수단으로 발신자에게 확인하게 하세요. 파일 공유 서비스로 위장한 피싱도 있으므로 도메인과 요청 내용이 일치하는지 확인합니다.
수신 후: 저장 위치와 종료 조건 확인하기
발신자 측의 ‘전송됨’ 표시만으로 수신자가 다운로드했는지는 알 수 없습니다. 기한이 있는 자료는 짧은 수신 확인을 요청하세요. 파일이 실제로 저장된 다운로드 폴더나 사진 앱을 확인하고, 공유가 끝나면 필요에 따라 서비스에서 수동 삭제하며 기기의 사본과 캐시 처리도 정합니다.
FS!QR을 사용하지 않는 편이 좋은 경우
감사 로그, 세밀한 열람 권한, 장기 보관, 엄격한 본인 확인, 내부 승인 절차가 필요하면 조직이 승인한 전용 시스템을 우선하세요. FS!QR은 단기 전달을 간편하게 하는 도구입니다. 서비스 사양만으로 조직 요건을 충족한다고 판단하지 말고 정보 관리자에게 확인한 뒤 사용하세요.