Veilige deelpunten

Wanneer u bestanden online deelt, moet u eerst duidelijk weten met wie u ze wilt delen en ervoor zorgen dat u niet de verkeerde mensen bereikt. Uitnodigingslinks worden doorgaans op grote schaal gepubliceerd, dus de eerste stap is het controleren of het adres van de ontvanger correct is voordat u deze verzendt, en het instellen van de kijkrechten tot een minimum beperkt, zowel binnen als buiten het bedrijf.

Het beheren van de deelperiode is ook belangrijk. Met FS!QR worden geüploade bestanden na een bepaalde periode automatisch verwijderd, dus het is veilig om alleen degenen die uw ID en wachtwoord nodig hebben te vertellen en hen aan te moedigen het bestand zo snel mogelijk na gebruik te verwijderen.

Let ook op het milieu aan de ontvangende kant. Omdat communicatie-inhoud kan worden onderschept op openbare Wi-Fi of gedeelde terminals, raden we u aan een service te kiezen die is gecodeerd met HTTPS en onmiddellijk uw browsergeschiedenis en downloadmap op te schonen nadat u de e-mail heeft ontvangen.

Als u denkt dat het delen verdacht is, onderneem dan actie door uw ID en wachtwoord te wijzigen of het geüploade bestand te verwijderen. Door deze basisoverwegingen in acht te nemen, kan dagelijks veilig informatie worden gedeeld.

Als er zowel binnen als buiten het bedrijf meerdere methoden voor delen worden gebruikt, is de kans groot dat er foutieve transmissies plaatsvinden omdat de bedieningsprocedures voor elke dienst verschillen. Door regels vast te stellen op basis van de gevoeligheid van de gegevens die worden verwerkt en door middel van procedurehandleidingen en voorlichting een gemeenschappelijk begrip onder gebruikers te creëren, kunnen verwarring en ongelukken op de locatie worden voorkomen.

Vergeet ook de vertrouwensrelatie met de deelpartner niet. Als het onvermijdelijk is om informatie te delen met externe personen, kunt u het lekken van informatie minimaliseren door informatie die niet langer nodig is na het delen en intrekken van machtigingen onmiddellijk te verwijderen.

Als u klaar bent met delen, zorg er dan voor dat iedereen die uw ID en wachtwoord kent het bestand niet onzorgvuldig opnieuw verspreidt, en zorg ervoor dat u het bestand indien nodig verwijdert.