Checklist voor bestandsdeling vóór verzending en na ontvangst
Veilig bestanden delen begint niet en eindigt niet met het kiezen van een versleutelde dienst. Incidenten ontstaan vaak in procedurele hiaten: een oude versie kiezen, de verkeerde ontvanger selecteren, de deeltermijn niet controleren of niet weten waar een ontvangen bestand is opgeslagen. Hieronder staat een controlevolgorde die zowel voor FS!QR als voor andere diensten werkt.
Vóór het verzenden: beschrijf bestand en ontvanger in één zin
Schrijf vóór het uploaden in één zin de ontvanger, inhoud en deadline op, bijvoorbeeld: de contactpersoon bij bedrijf A moet de offerte van juni vóór vrijdag controleren. Open daarna het bestand en controleer op persoonsgegevens, interne notities, oude versies en overbodige bijlagen. Kijk niet alleen naar de bestandsnaam, maar naar de inhoud.
- Komen de naam en contactgegevens van de ontvanger overeen met het meest recente verzoek?
- Passen de versie, datum en het aantal pagina's bij het doel van de verzending?
- Is de deeltermijn niet te lang of te kort voor de werktijd van de ontvanger?
- Moet deze informatie volgens een contract of interne regel op een bepaalde opslagplaats staan?
Tijdens het delen: bewaar URL en wachtwoord niet op dezelfde plek
FS!QR geeft een URL en wachtwoord voor de deelpagina. Overweeg de URL per e-mail te sturen en het wachtwoord via een ander kanaal, zodat één bericht niet beide gegevens onthult. Gebruik daarbij contactgegevens waarmee u de identiteit van de ontvanger kunt bevestigen. Het scheiden van kanalen is geen doel op zich, maar beperkt de schade bij een verkeerde verzending.
Controleer bij een QR-code op een scherm in een vergaderruimte of buitenstaanders die niet kunnen fotograferen. Houd bij online schermdelen ook rekening met opnamen en het bereik van de deelnemers. Een URL op een openbare pagina of sociale media kan al zijn opgeslagen, ook als u hem later verwijdert.
Vóór ontvangst: geef duidelijke instructies
Schrijf niet alleen dat het een link is, maar ook om welk bestand het gaat, wat gecontroleerd moet worden en wanneer antwoord nodig is. Als de ontvanger de deelactie niet verwachtte, laat die vóór het openen via een ander kanaal contact opnemen met de afzender. Controleer ook of de domeinnaam en het verzoek overeenkomen, want phishing kan zich voordoen als een dienst voor bestandsdeling.
Na ontvangst: controleer opslagplaats en einde
De status verzonden aan de kant van de afzender bewijst niet dat de ontvanger het bestand heeft gedownload. Vraag bij materiaal met een deadline om een korte ontvangstbevestiging. Controleer waar het bestand werkelijk is opgeslagen, bijvoorbeeld in Downloads of een foto-app. Verwijder de deelactie zo nodig handmatig en bepaal ook wat er met kopieën en caches op apparaten gebeurt.
Wanneer FS!QR niet de juiste keuze is
Als auditlogs, fijnmazige leesrechten, langdurige bewaring, strenge identiteitscontrole of interne goedkeuring nodig zijn, geef dan voorrang aan een speciaal systeem dat uw organisatie heeft goedgekeurd. FS!QR maakt kortdurende overdracht eenvoudig, maar de specificaties van de dienst vervangen de eisen van uw organisatie niet. Vraag de informatiebeheerder om bevestiging voordat u het gebruikt.