Orodha ya ukaguzi kabla ya kutuma na baada ya kupokea faili
Kushiriki faili kwa usalama hakukamiliki kwa kuchagua huduma iliyosimbwa fiche pekee. Matukio hutokea kwenye mapengo ya utaratibu: kuchagua toleo la zamani, mpokeaji asiye sahihi, kutokagua muda au kutokujua mahali pa kuhifadhi baada ya kupokea. Hapa tunatoa mpangilio unaofaa kwa FS!QR na huduma nyingine.
Kabla ya kutuma: eleza faili na mpokeaji kwa mstari mmoja
Kabla ya kupakia, andika mstari mmoja wenye mpokeaji, maudhui na muda, kwa mfano “mhusika wa Kampuni A akague makadirio ya Juni kabla ya Ijumaa”. Kisha fungua faili na uangalie taarifa za kibinafsi, madokezo ya ndani, toleo la zamani au viambatisho visivyohitajika. Usihukumu kwa jina pekee; angalia maudhui.
- Je, jina na mawasiliano ya mpokeaji yanaendana na ombi la hivi karibuni?
- Je, toleo, tarehe na idadi ya kurasa vinafaa kwa lengo la kutuma?
- Je, muda wa kushiriki si mrefu au mfupi kupita kiasi kwa kazi ya mpokeaji?
- Je, hii ni taarifa inayopaswa kuhifadhiwa mahali palipotajwa kwenye mkataba au kanuni za ndani?
Wakati wa kushiriki: usiweke URL na nenosiri mahali pamoja
FS!QR hutoa URL ya ukurasa wa kushiriki na nenosiri. Fikiria kutuma URL kwa barua pepe na nenosiri kupitia njia nyingine ili mtu anayeona ujumbe mmoja asipate zote. Sharti ni kutumia mawasiliano yanayoweza kuthibitisha mpokeaji. Kutenganisha njia ni mbinu ya kupunguza madhara ya kutuma kimakosa, si lengo lenyewe.
Unapoonyesha QR code kwenye skrini ya chumba cha mkutano, hakikisha wasiokuwa washiriki hawawezi kuipiga picha. Katika kushiriki skrini kwenye mkutano wa mtandaoni, zingatia pia kurekodi na wigo wa washiriki. URL iliyowekwa kwenye ukurasa wa umma au mtandao wa kijamii huenda ilihifadhiwa hata ikifutwa baadaye.
Kabla ya kupokea: ongeza maelekezo yaliyo wazi
Usiandike “hiki ni kiungo” pekee; eleza faili ni gani, pa kukagua na muda wa kujibu. Ikiwa mpokeaji hakutarajia kushiriki huku, athibitishe mtumaji kwa njia nyingine kabla ya kufungua. Kagua kama jina la domain na ombi vinaendana kwa kuwa kuna ulaghai unaojifanya huduma ya kushiriki faili.
Baada ya kupokea: kagua mahali pa kuhifadhi na masharti ya kumaliza
Alama ya “imetumwa” kwa mtumaji haithibitishi kuwa mpokeaji amepakua. Kwa nyaraka zenye tarehe ya mwisho, omba ujumbe mfupi wa kupokea. Kagua mahali faili limehifadhiwa kwenye kifaa, kama folda ya vipakuliwa au programu ya picha. Kushiriki kukimalizika, futa kwa mkono inapohitajika na amua jinsi ya kushughulikia nakala na akiba kwenye kifaa.
Hali ambazo ni bora kutotumia FS!QR
Ikiwa unahitaji kumbukumbu za ukaguzi, ruhusa za kina, hifadhi ya muda mrefu, uthibitishaji mkali wa utambulisho au mchakato wa idhini ya ndani, tumia mfumo maalum ulioidhinishwa na shirika. FS!QR hurahisisha uhamishaji wa muda mfupi. Usidhani mahitaji yametimizwa kwa kuangalia vipengele pekee; muulize msimamizi wa taarifa.