檔案分享的傳送前與接收後檢查清單
安全的檔案分享不只是選擇加密服務。實際事故常發生在操作間隙，例如選錯舊版本、填錯收件人、未確認分享期限或不知道接收後的保存位置。以下整理的檢查順序適用於 FS!QR 及其他服務。
傳送前：用一句話說清楚檔案與收件人
上傳前用一句話寫明收件人、內容與期限，例如「請 A 公司負責人在週五前確認 6 月版報價單」。接著開啟檔案，檢查是否混入個人資訊、內部備註、舊版本或不必要的附件。不要只看檔名，查看實際內容很重要。
- 收件人姓名與聯絡方式是否和最近的請求一致？
- 檔案版本、日期與頁數是否符合傳送目的？
- 分享期限相對於對方的工作時間是否過長或過短？
- 這是否是應依合約或內部規定保存於指定位置的資訊？
分享中：不要把 URL 與密碼放在同一處
FS!QR 會產生分享頁面的 URL 與密碼。可考慮用電子郵件傳送 URL，再透過其他聯絡方式傳達密碼，避免只看到一則訊息的人同時取得兩者；但前提是使用能確認對方身分的聯絡方式。分開管道不是目的，而是避免誤傳時擴大損害的手段。
在會議室螢幕顯示 QR Code 時，確認非參加者無法拍攝。在線上會議分享畫面時，也要考慮錄影與參加者範圍。貼在公開頁面或社群平台上的 URL，即使之後刪除，也可能已被保存。
接收前：附上不會讓對方困惑的說明
不要只寫「這是連結」，還要說明是什麼檔案、要確認哪裡，以及何時前需要回覆。若接收方沒有預期這次分享，應在開啟連結前透過其他方式向傳送者確認。由於可能有冒充檔案分享服務的網路釣魚頁面，還要確認網域名稱與請求內容是否一致。
接收後：確認保存位置與結束條件
僅憑傳送方顯示「已傳送」，無法知道接收方是否成功下載。對有期限的資料，應請接收方簡短確認已收到。接收後確認檔案實際保存在哪裡，例如裝置的下載資料夾或照片 App。分享結束後，必要時手動刪除服務上的分享，並決定如何處理裝置中的副本與快取。
不宜使用 FS!QR 的情況
若需要稽核記錄、細緻的檢視權限、長期保存、嚴格身分驗證或內部核准流程，請優先使用組織核准的專用系統。FS!QR 是簡化短期交接的工具。不要只憑服務規格判斷已符合組織管理要求，使用前應先向資訊管理者確認。