Ví dụ cụ thể về chia sẻ tệp trong trường học, cuộc họp và lớp học
Không dùng giấy và phân phát tài liệu kỹ thuật số trong các tiết học tại trường học và đại học
Cùng với sự phát triển của "Sáng kiến Trường học GIGA" tại các trường tiểu học và trung học cơ sở, cũng như việc yêu cầu sinh viên phải có máy tính xách tay và máy tính bảng tại các trường đại học và trường nghề, việc ứng dụng thiết bị kỹ thuật số trong giảng dạy đã trở nên không thể thiếu. Thế nhưng, việc phân phát hàng loạt tài liệu PDF, bài kiểm tra nhỏ và dữ liệu tham khảo cho học sinh mỗi tiết học vẫn là gánh nặng đối với giáo viên.
Khi phân phát tài liệu qua hệ thống quản lý học tập (LMS) thông thường, thời gian giảng dạy thường bị cắt bớt vì các sự cố quen thuộc: học sinh không đăng nhập được, chưa hoàn tất đăng ký vào nhóm lớp, hoặc giảng viên thỉnh giảng và diễn giả khách mời không có quyền truy cập.
Với FS!QR, giáo viên chỉ cần chiếu mã QR lên bảng hoặc màn hình trong lớp, học sinh dùng camera trên máy tính bảng hoặc điện thoại (Chromebook, iPad, Windows, Mac, v.v.) để quét và tải ngay tài liệu in kỹ thuật số hay giáo trình âm thanh/video. Thời gian phân phát tài liệu đầu tiết học được rút xuống gần như bằng không, tạo điều kiện để cả lớp tập trung vào bài học.
Chia sẻ thông tin linh hoạt và lập biên bản thời gian thực trong cuộc họp doanh nghiệp
Ngay cả trong phòng họp doanh nghiệp, FS!QR cũng đóng góp lớn vào việc phân phát tài liệu không dùng giấy và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả hơn. Chỉ cần chiếu mã QR lên máy chiếu hoặc màn hình lớn, tất cả người tham gia đều có thể mở tài liệu họp ngay trên PC hoặc máy tính bảng của mình. Cách này loại bỏ nỗi phiền toái khi phải nhập địa chỉ email từng người, và tránh việc gửi tệp vào kênh chat chung làm phiền những thành viên không liên quan.
Hơn nữa, khi kết hợp tính năng "Note (Ghi chú cộng tác)" của FS!QR, năng suất cuộc họp sẽ tăng vọt. Vì mọi người có thể cùng lúc viết vào cùng một ghi chú từ trình duyệt của mình, bạn có thể ứng dụng theo nhiều cách sau đây.
- Biên bản thời gian thực: Không chỉ người điều phối hay thư ký, tất cả người tham gia đều có thể nhập quyết định và thông tin bổ sung ngay tại chỗ, giúp hoàn thiện biên bản ngay khi cuộc họp kết thúc.
- Brainstorming: Trong thảo luận brainstorming, mỗi người viết ý tưởng từ PC của mình như những tờ ghi chú, và cả nhóm có thể nhìn thấy đồng thời theo thời gian thực.
- Cộng tác cùng khách mời bên ngoài: Ngay cả khách hàng bên ngoài hay tư vấn viên không được cấp quyền chỉnh sửa cộng tác trên Google Docs hay Microsoft Teams do chính sách bảo mật nội bộ, cũng có thể cộng tác chỉnh sửa ghi chú một cách an toàn và tức thì mà không cần đăng ký tài khoản.
Chia sẻ tệp trong các buổi hội thảo chuyên đề, học nhóm và workshop
Trong các buổi học nhóm như seminar đại học hoặc workshop doanh nghiệp, nhóm nhỏ thường trao đổi ý kiến và cùng soạn tài liệu thuyết trình hay báo cáo. Trong những tình huống như vậy, FS!QR là một công cụ hữu ích.
Ví dụ, khi muốn gửi ảnh hiện trường chụp bằng điện thoại trong chuyến khảo sát thực địa, hoặc tệp CSV dữ liệu thực nghiệm sang PC thuyết trình của trưởng nhóm, không cần truyền tay nhau ổ USB hay kết nối qua ứng dụng tin nhắn. Chỉ cần quét mã QR hiển thị trên màn hình điện thoại bằng camera PC, hoặc nhập một mã ngắn, là việc truyền dữ liệu hoàn tất ngay lập tức. Cách này ngăn chặn gián đoạn do sự cố thiết bị hay chậm trễ chuẩn bị, giúp nhóm kịp hoàn thành sản phẩm trong thời gian giới hạn.
Điểm mấu chốt để vận hành an toàn trong môi trường giáo dục và doanh nghiệp
Để vận hành FS!QR hiệu quả và an toàn tại các cơ sở giáo dục hoặc văn phòng, chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các tính năng sau.
- Bảo vệ đề thi và tài liệu mật bằng ID và mật khẩu
- Khi phát bài kiểm tra nhỏ hoặc tài liệu dự án nội bộ, hãy bật tính năng bảo vệ bằng mật khẩu. Nhờ đó, ngay cả khi người không liên quan chụp hoặc quét mã QR, người không biết mật khẩu vẫn khó truy cập nội dung.
- Tự động xóa dữ liệu sau giờ học hoặc kỳ thi
- Dịch vụ xóa bản ghi và tệp do mình quản lý khi hết thời hạn lưu giữ; bản sao lưu và bản sao trên thiết bị người nhận có thể vẫn còn.