Mehr Sicherheit im Homeoffice! Passwortschutz nutzen
Schwerwiegende Probleme beim Dateiaustausch im Homeoffice (Telearbeit)
Mit der Verbreitung von Homeoffice, Satellitenbüros und mobilem Arbeiten in Cafés hat die Häufigkeit des Dateiaustauschs zwischen außerhalb und innerhalb des Unternehmens, privaten PCs und Firmen-PCs sowie mit externen Kunden und Partnerunternehmen drastisch zugenommen. In externen Umgebungen ohne ein streng gesichertes lokales Netzwerk wie im Büro birgt die Dateiübertragung selbst jedoch viele Gefahren.
Das Teilen über Wege, die gegen die Sicherheitsrichtlinien verstoßen (Schatten-IT), unverschlüsselte E-Mails oder die Übertragung über öffentliches WLAN können direkt zum Abfluss wichtiger Informationen und vertraulicher Daten führen. Durch die korrekte Einrichtung und Nutzung der „Passwortschutzfunktion“ von FS!QR lässt sich auch in Remote-Arbeitsumgebungen ein einfacher und äußerst sicherer Prozess zur Dateiübergabe etablieren.
Für Zeiten, in denen 'nur die URL' nicht ausreicht
Bei vielen Cloud-Diensten und Tools zur Dateifreigabe wird nach dem Upload eine „Freigabe-URL“ generiert. Standardmäßig kann jeder, der diese URL kennt, auf die Datei zugreifen. Im Homeoffice reicht die reine Weitergabe der URL aus folgenden Gründen jedoch oft nicht aus:
- Sofortige Lecks durch falsch adressierte Nachrichten: An den falschen Chat-Kontakt senden oder in die falsche Gruppe einfügen, und jeder, der auf die URL klickt, kann die Datei einsehen.
- Abhören auf dem Übertragungsweg: In einem öffentlichen WLAN mit schwacher Verschlüsselung — z. B. in einem Café — besteht das reale Risiko, dass die URL durch Paketerfassung (Abhören) abgefangen wird.
- Verbleib im Verlauf: Die Sorge, dass die URL halb-dauerhaft im Browser-Verlauf des Empfängers und im Chat-Protokoll bleibt, wo ein Dritter später darauf zugreifen könnte.
Um solche Risiken zu verhindern, ist die Einführung einer „Passwortschutzfunktion“ unerlässlich, die den Zugriff auf die Datei selbst einschränkt.
Das einzigartige doppelte Sicherheitskonzept mit „ID und Passwort“ von FS!QR
Die Schutzfunktion von FS!QR ist eine Stufe sicherer als herkömmliche Aufforderungen zur Passworteingabe.
Beim Hochladen kann der Absender ein Passwort seiner Wahl festlegen. Das System generiert dann automatisch eine temporäre ID (Benutzer-ID) für diese Datei sowie die Download-URL. Der Empfänger, der auf der Download-Seite ankommt, muss eingebendie Kombination aus der vom System ausgestellten temporären ID und dem vom Absender festgelegten Passwort — ohne beides ist es ihnen unmöglich, auf die Datei selbst zuzugreifen.
Der Dienst löscht seine Datensätze und gespeicherten Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist; Backups und Kopien auf Empfängergeräten können bleiben.
Praxisabläufe zur weiteren Erhöhung der Sicherheit durch „Trennung der Übertragungswege (Out-of-Band)“
Egal wie stark ein Passwort ist, die Sicherheitswirkung sinkt drastisch, wenn es unsicher übermittelt wird. Das Senden von Freigabe-URL und Passwort in der „gleichen Nachricht“ oder direkt in der „folgenden Nachricht“ per Chat entspricht beispielsweise der Nutzung ganz ohne Passwort, da im Falle eines gehackten Chat-Kontos beide Informationen gleichzeitig gestohlen würden.
Um das höchstmögliche Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten, zur unverrückbaren Regel zu machen,Kommunikationskanäle trennen, wie folgt.
- URL senden: Die Download-URL der Datei (und die temporäre ID) über das täglich genutzte Chat-Tool senden — Teams, Slack, LINE WORKS usw.
- Passwort übermitteln: Das Passwort über einen völlig anderen Kanal als das Chat-Tool übermitteln: die Person anrufen, ihr eine SMS schicken oder eine im Voraus vereinbarte separate Kontaktadresse verwenden.
Durch diese Trennung der Übertragungswege lässt sich selbst im schlimmsten Fall, dass eines der Systeme gehackt wird, verhindern, dass Dateien von unbefugten Dritten heruntergeladen werden.
Schatten-IT eliminieren und gleichzeitig die Effizienz im Homeoffice steigern
Wenn der Dateiaustausch aufgrund übermäßig strenger Sicherheitsvorgaben zu zeitaufwendig oder kompliziert ist, weichen Mitarbeiter heimlich auf private Cloud-Dienste oder kostenlose Transfer-Websites aus (dies nennt man Schatten-IT). Da Schatten-IT für IT-Administratoren unsichtbar ist, stellt sie das größte Sicherheitsrisiko dar.
Obwohl keine Registrierung oder App-Installation erforderlich ist, bietet FS!QR umfassende Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau wie ID- und Passwortschutz, automatische Löschung und SSL-Verschlüsselung. Durch die Kombination aus einfacher Handhabung und hoher Sicherheit lässt sich der Schutz der gesamten Remote-Arbeitsumgebung im Unternehmen drastisch verbessern, ohne den Komfort für die Mitarbeiter einzuschränken.