टेलीवर्क (रिमोट वर्क) में सुरक्षा बढ़ाएं! पासवर्ड सुरक्षा का इस्तेमाल
घर से काम (टेलीवर्क) में फ़ाइल शेयर करने से जुड़ी गंभीर चुनौतियाँ
घर से काम (वर्क फ्रॉम होम), सैटेलाइट ऑफ़िस और कैफ़े से रिमोट वर्क के बढ़ने के कारण, कंपनी के बाहर से अंदर, घर के पर्सनल पीसी और कंपनी के पीसी के बीच, और यहाँ तक कि बाहरी क्लाइंट और पार्टनर कंपनियों के साथ फ़ाइलों के लेन-देन में बहुत ज़्यादा वृद्धि हुई है। हालांकि, बाहरी वातावरण में जहाँ ऑफिस की तरह कड़ी सुरक्षा वाला लोकल नेटवर्क नहीं होता है, वहाँ फ़ाइल भेजने की प्रक्रिया में ही कई खतरे छिपे होते हैं।
कंपनी की सुरक्षा नीतियों के ख़िलाफ़ जाकर शेयर करना (शैडो IT), बिना एन्क्रिप्ट किए गए ईमेल, या पब्लिक Wi-Fi के ज़रिए फाइलें भेजना सीधे ज़रूरी जानकारी या गोपनीय डेटा के लीक होने का कारण बन सकता है। FS!QR के 'पासवर्ड सुरक्षा फ़ीचर' को सही से इस्तेमाल करके, आप रिमोट वर्क में भी एक आसान और बेहद सुरक्षित फ़ाइल शेयरिंग प्रोसेस बना सकते हैं।
केवल 'URL शेयर करने' से न रुकने वाले जोखिम और पासवर्ड सुरक्षा की ज़रूरत
कई क्लाउड सर्विस और फ़ाइल शेयरिंग टूल में, अपलोड करने के बाद एक 'शेयरिंग URL' जनरेट होता है। आम तौर पर, जब तक आप इस URL को जानते हैं, कोई भी फ़ाइल खोल सकता है। लेकिन, टेलीवर्क में नीचे दिए गए कारणों से केवल URL शेयर करना अक्सर काफ़ी नहीं होता।
- गलती से भेजने पर तुरंत लीक होना: अगर आप चैट टूल में गलत व्यक्ति को मैसेज भेज देते हैं या गलती से किसी ग्रुप चैट में लिंक पेस्ट कर देते हैं, तो URL पर क्लिक करने वाला हर कोई उस फ़ाइल को देख सकेगा।
- कम्युनिकेशन के रास्ते में जासूसी: कैफ़े जैसे जगहों पर जहाँ कमज़ोर सुरक्षा वाला मुफ़्त Wi-Fi होता है, वहाँ पैकेट कैप्चरिंग (जासूसी) के ज़रिए URL चोरी होने का ख़तरा रहता है।
- हिस्ट्री का बचा रहना: यह चिंता कि रिसीवर के कंप्यूटर या स्मार्टफोन की ब्राउज़र हिस्ट्री और चैट टूल की बातचीत में URL लंबे समय तक बना रहता है, जिससे कोई तीसरा व्यक्ति बाद में उसे खोल सकता है।
ऐसे जोखिमों से बचने के लिए, फ़ाइल पर ही एक्सेस रोकने वाला 'पासवर्ड सुरक्षा फ़ीचर' इस्तेमाल करना बहुत ज़रूरी है।
FS!QR का 'ID और पासवर्ड' का अनोखा दोहरा (डबल) सुरक्षा डिज़ाइन
FS!QR द्वारा दिया जाने वाला सुरक्षा फ़ीचर आम 'पासवर्ड इनपुट रिक्वेस्ट' की तुलना में एक स्तर ज़्यादा सुरक्षित है।
फ़ाइल अपलोड करते समय, भेजने वाला अपनी पसंद का पासवर्ड सेट कर सकता है। इसके बाद, सिस्टम डाउनलोड URL के साथ उस फ़ाइल के लिए एक 'अस्थायी ID (यूज़र ID)' अपने आप बना देता है। डाउनलोड पेज पर जाने वाले रिसीवर को,'सिस्टम द्वारा जारी की गई अस्थायी ID' और 'भेजने वाले द्वारा सेट किया गया पासवर्ड' का मेलको डाले बिना, फ़ाइल को खोलना भी संभव नहीं है।
रखने की अवधि समाप्त होने पर सेवा अपने प्रबंधित रिकॉर्ड और फ़ाइलें हटा देती है; बैकअप और प्राप्तकर्ता के डिवाइस पर सहेजी गई प्रतियां रह सकती हैं।
'रास्ते अलग करने (Out-of-Band)' से सुरक्षा को और बढ़ाने के व्यावहारिक तरीके
आप चाहे कितना भी मज़बूत पासवर्ड लगा लें, लेकिन अगर इसे शेयर करने का तरीका सही नहीं है, तो सुरक्षा प्रभाव बहुत कम हो जाएगा। उदाहरण के लिए, चैट पर शेयरिंग URL और पासवर्ड को 'एक ही मैसेज में' या 'ठीक उसके बाद के मैसेज में' भेजना, चैट अकाउंट हैक होने की स्थिति में दोनों जानकारियों के एक साथ चोरी होने का कारण बनता है, जो कि बिना पासवर्ड लगाने के बराबर ही है।
सबसे ज़्यादा सुरक्षा बनाए रखने के लिए, काम के दौरान ऐसा करें:कम्युनिकेशन चैनल्स को अलग-अलग करनाइस नियम का सख्ती से पालन करें।
- URL भेजना: फ़ाइल का डाउनलोड URL (और अस्थायी ID) उस चैट टूल (Teams, Slack, LINE WORKS आदि) पर शेयर करें जिसे आप रोज़ाना काम के लिए इस्तेमाल करते हैं।
- पासवर्ड शेयर करना: पासवर्ड को चैट टूल से 'बिल्कुल अलग तरीके' से शेयर करें। उदाहरण के लिए, फोन कॉल करना, स्मार्टफोन पर SMS भेजना, या पहले से तय किसी दूसरे ईमेल एड्रेस पर भेजना।
इस तरह रास्ते अलग करने से, अगर कोई एक सिस्टम हैक भी हो जाता है, तो भी आप उस स्थिति से बच सकते हैं जहाँ फ़ाइल किसी तीसरे व्यक्ति द्वारा डाउनलोड कर ली जाती है।
शैडो IT (Shadow IT) को ख़त्म करना और रिमोट वर्क को आसान बनाना
सुरक्षा को बहुत ज़्यादा सख्त करने के कारण जब फ़ाइलें भेजने और पाने में बहुत ज़्यादा समय और मेहनत लगती है, तो कर्मचारी चोरी-छिपे अपनी पर्सनल क्लाउड सर्विस या मुफ़्त फ़ाइल ट्रांसफ़र साइट इस्तेमाल करने लगते हैं (इसे ही शैडो IT कहते हैं)। शैडो IT सुरक्षा के लिए सबसे बड़ा खतरा है क्योंकि कंपनी के IT एडमिन इसकी निगरानी नहीं कर सकते।
FS!QR के लिए किसी अकाउंट बनाने या ऐप इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं होती, फिर भी इसमें ID/पासवर्ड सुरक्षा, अपने आप डिलीट होने और SSL एन्क्रिप्शन जैसी बिज़नेस लेवल की सुरक्षा सुविधाएँ मौजूद हैं। इसके आसान इस्तेमाल और बेहतरीन सुरक्षा के मेल से, कर्मचारियों की सुविधा से समझौता किए बिना कंपनी के पूरे रिमोट वर्क वातावरण की सुरक्षा को काफ़ी बढ़ाया जा सकता है।