Tingkatkan keamanan kerja jarak jauh! Manfaatkan perlindungan kata sandi
Tantangan serius berbagi file saat bekerja dari rumah
Seiring meluasnya kerja dari rumah, kantor satelit, dan kerja jarak jauh dari kafe, frekuensi pertukaran file meningkat tajam, baik dari luar ke dalam perusahaan, antara PC pribadi di rumah dan PC kantor, maupun dengan klien atau mitra eksternal. Namun di luar kantor, biasanya tidak ada jaringan lokal yang dilindungi seketat jaringan kantor, sehingga proses transfer file itu sendiri menyimpan banyak risiko.
Berbagi dengan cara yang melanggar kebijakan keamanan (shadow IT), email yang tidak terenkripsi, atau pengiriman melalui Wi-Fi publik dapat langsung memicu kebocoran aset informasi penting dan data rahasia. Dengan mengatur dan memakai fitur perlindungan kata sandi FS!QR dengan benar, Anda dapat membangun proses serah terima file yang mudah sekaligus sangat aman meskipun bekerja jarak jauh.
Untuk saat-saat ketika 'URL saja' tidak cukup
Banyak layanan cloud dan alat berbagi file menghasilkan "URL bersama" setelah diunggah. Umumnya, siapa pun yang mengetahui URL ini dapat mengakses file tersebut. Namun, dalam pekerjaan jarak jauh, ada banyak kasus di mana berbagi satu URL saja tidak cukup karena alasan berikut.
- Kebocoran instan akibat salah kirim: Jika Anda salah memilih penerima pada aplikasi obrolan atau tidak sengaja menempelkannya di obrolan grup, file tersebut dapat dilihat oleh semua orang yang mengetuk URL tersebut.
- Penyadapan pada jalur komunikasi: Jika Anda menggunakan jaringan Wi-Fi gratis di kafe yang pengaturan enkripsinya lemah, terdapat risiko URL Anda dapat disadap melalui penangkapan paket data (eavesdropping).
- Riwayat pesan yang tertinggal: Kekhawatiran bahwa URL akan tersimpan secara semi-permanen di riwayat browser PC/smartphone milik penerima atau riwayat obrolan pada alat komunikasi, sehingga pihak ketiga dapat mengaksesnya di kemudian hari.
Untuk mencegah risiko ini, penting menggunakan fitur perlindungan kata sandi yang membatasi akses ke file itu sendiri.
Desain keamanan ganda "ID dan kata sandi" FS!QR yang unik
Fungsi perlindungan yang disediakan oleh FS!QR satu langkah lebih ketat daripada "permintaan entri kata sandi" pada umumnya.
Saat mengunggah file, pengirim dapat menetapkan kata sandi apa pun. Sistem kemudian secara otomatis menghasilkan "ID sementara (ID pengguna)" khusus untuk file tersebut bersama dengan URL untuk mengunduh. Penerima yang mengakses layar unduhan perlu:kombinasi dari "ID sementara yang dikeluarkan oleh sistem" dan "kata sandi yang diatur oleh pengirim", penerima bahkan tidak akan bisa mengakses file tersebut.
Layanan menghapus catatan dan berkas yang dikelolanya setelah masa penyimpanan berakhir; cadangan dan salinan di perangkat penerima mungkin tetap ada.
Langkah praktis meningkatkan keamanan dengan pemisahan jalur komunikasi
Betapapun kuatnya sebuah kata sandi, jika dikomunikasikan secara tidak tepat, efek keamanannya akan berkurang drastis. Misalnya, mengirimkan URL dan kata sandi bersama dalam obrolan "dalam pesan yang sama" atau "segera setelahnya" sama dengan tidak menggunakan kata sandi, karena kedua informasi tersebut akan dicuri pada saat yang sama jika akun obrolan dibajak.
Untuk menjaga tingkat keamanan tertinggi, buatlah aturan baku dalam aktivitas kerja sebagai berikut"Memisahkan saluran komunikasi"Harap terapkan aturan ini secara disiplin.
- Pengiriman URL: Bagikan URL unduhan file (dan ID sementara) melalui alat chat yang Anda gunakan untuk komunikasi bisnis sehari-hari (Teams, Slack, LINE WORKS, dll).
- Pengiriman kata sandi: Kirimkan kata sandi melalui "saluran yang benar-benar berbeda" dari obrolan file. Contoh konkretnya meliputi menelpon penerima secara langsung, mengirimkan SMS (layanan pesan singkat berbasis nomor telepon), atau mengirimkannya ke alamat kontak lain yang telah disepakati sebelumnya.
Dengan memisahkan jalur dengan cara ini, meskipun salah satu sistem Anda diretas, file Anda tidak akan diunduh ke pihak ketiga.
Hilangkan TI bayangan dan tingkatkan efisiensi kerja jarak jauh
Jika keamanan terlalu ketat dan memerlukan terlalu banyak waktu dan tenaga untuk mengirim dan menerima file, karyawan akan diam-diam menggunakan layanan cloud pribadi atau situs transfer gratis (ini adalah Shadow IT). Shadow IT merupakan ancaman terbesar terhadap langkah-langkah keamanan karena tidak terlihat oleh administrator sistem perusahaan.
Tanpa perlu registrasi akun atau instalasi aplikasi, FS!QR menyediakan keamanan yang sesuai kebutuhan bisnis, seperti perlindungan ID/kata sandi, penghapusan otomatis, dan enkripsi SSL. Karena mudah diterapkan sekaligus aman, keamanan kerja jarak jauh di seluruh perusahaan dapat ditingkatkan tanpa mengurangi kenyamanan karyawan.